Cùng với sự phát triển của sự nghiệp và doanh nghiệp, bạn cũng sẽ phải đảm nhận khối lượng công việc tỷ lệ thuận với sự thăng tiến và phúc lợi. Những dự án dài hạn, cường độ công việc lớn, nguồn nhân lực hung hậu, hàng loạt các chi phí, deadline và sự tác động của rất nhiều yếu tố sẽ khiến bạn khó khăn khi hoàn thành. Lúc này đây, những phần mềm quản lý công việc chính là phương án cứu cánh hiệu quả để giúp cá nhân cũng như doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm. Dưới đây là top các phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất mà Pumacode xin gợi ý cho bạn.
Vì sao nên dùng phần mềm quản lý công việc
Quản lý công việc chính xác hơn
Sử dụng ứng dụng quản lý dự án, công việc sẽ giúp bạn đảm bảo được tính chính xác cũng như tăng hiệu quả trong quá trình quản lý. Bởi trong quá trình xử lý thủ công những thông tin, dữ liệu, bạn có thể gặp sai sót ở các khâu như thu thập dữ liệu, nhập dữ liệu, phân công, hạn chót … hay thậm chí bỏ quên những thông tin quan trọng. Phần mềm sẽ giúp bạn khắc phục những sai sót đó nhờ hệ thống đồng bộ dữ liệu, tự động tính toán dựa trên những module có sẵn, thậm chí tính năng nhắc nhở deadline. Nhờ đó, bạn có hạn chế những sai sót ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Tăng hiệu quả làm việc nhóm
Với những công ty công nghệ hàng đầu như Viryatechnologies có thể lên đến hàng trăm nhân viên và làm việc ở nhiều khu vực khác nhau. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ dễ dàng giao việc cho nhân viên, và các thành viên trong công ty cũng dễ dàng liên kết với nhau thông qua nó. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản riêng để tiếp nhận các đầu mục công việc do cấp trên phân phối, và quản lý hay chủ doanh nghiệp cũng sẽ dùng phần mềm để cập nhật tiến độ công việc, thông tin hàng ngày. Quá trình trao đổi này thực hiện trên phần mềm cũng giúp cho mỗi nhân viên theo dõi được tiến độ chung của dự án và có phương án dự phòng nếu có thành viên nghỉ phép.
Tiết kiệm thời gian
Với sự tiên tiến của các phần mềm quản lý công việc, bạn không cần mất thời gian để thu thập đủ các số liệu từ các bộ phận để thống kê cũng như vật lộn với những con số phức tạp. Bạn cũng không phải mất thời gian để rà soát và quản lý mọi công việc, hoạt động của doanh nghiệp, từ thông tin, thời gian làm việc của nhân viên, đến quá trình làm việc, tiến độ thực hiện công việc, dự án, nhắc việc,… Phần mềm quản lý công việc góp phần giúp khoa học hóa quy trình làm việc của bạn, tiết kiệm thao tác và thời gian, để bạn dành nó vào những việc quan trọng hơn.
Top các phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất
Trello
Trello là một ứng dụng quản lý công việc xây dựng dựa trên phương pháp Kanban (quản lý trực quan theo đầu việc), được tạo ra bởi Fog Creek Software. Giao diện của Trello là dưới dạng danh sách và sử dụng thao tác kéo thả tùy theo phân phối công việc, tiến độ hoàn thành và người chịu trách nhiệm. Phần Onboarding sẽ hướng dẫn tạo bạn tạo ra board với 3 danh sách cơ bản nhất cho mọi dự án: To Do – Doing – Done.
Ưu điểm: đơn giản, dễ sử dụng vì giao diện của Trello như những tờ note trên màn hình, thao tác thêm, kéo thả và xóa đi cũng vô cùng dễ dàng. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.
Nhược điểm: Trello thiếu khá nhiều tính năng tương tác như chat nhóm, phân cấp thành viên, quản lý thời gian, deadline công việc. Hay nói đơn thuần, Trello chỉ là phần mềm theo dõi đầu viêc cho một nhóm dưới 10 người khi việc giao tiếp không quá khó khăn, nó không phù hợp cho tập thể quy mô lớn, khối lượng việc nhiều.
Asana
Asana là một ứng dụng web và di động giúp tổ chức, doanh nghiệp theo dõi và quản lý công việc. Phần mềm quản lý công việc này được viết ra bởi Dustin Moskovitz – Giám đốc Kỹ thuật của Facebook, nên tính ứng dụng và liên kết của nó được đánh giá rất cao. Airbnb và Foursquare là hai ông lớn đã áp dụng phần mềm này vào việc quản lý công việc trong doanh nghiệp của mình.
Ưu điểm: được tạo bởi một trong những nhân vật chủ chốt của Facebook nên tính đồng bộ hóa cũng như tương tác của Asana rất cao. Công việc luôn được cập nhật nhanh chóng, việc sắp xếp công việc và phân cấp của khá rõ ràng và minh bạch. Asana ưu việt hơn Trello nằm ở tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cũng như biểu đồ tổng kết tiến độ dự án cho bộ phận quản lý cấp cao. Ngoài ra một trong những tính năng đặc biệt của nó là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án, phù hợp cho những mô hình tổ chức phải đảm nhận nhiều dự án khác nhau.
Nhược điểm: đó chính là chi phí. Ở phiên bản miễn phí, Asana chỉ cho phép tối đa 15 người sử dụng. Nếu muốn tận dụng những tính năng nâng cao, bạn phải bỏ ra 9.99$/ người dùng/ tháng.
Wrike
Theo Business News Daily đánh giá, Wrike là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp không tốn phí khi quản lý dự án. Cũng như Asana, bạn có thể sử dụng Wrike nhằm thiết lập một dự án, mời đồng nghiệp tham gia, phân bổ và theo dõi tiến độ. Ở Wrike có tích hợp đầy đủ các tính năng như chia sẻ, trò chuyện, bình luận, đồng bộ dữ liệu, theo dõi mốc thời gian, phân quyền riêng tư, xuất báo cáo…
Ưu điểm: Wrike cũng như Asana, mọi tính năng cần thiết cho việc quản lý công việc hay dự án đều hiện diện đủ cả. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi dự án qua biểu đồ Gantt, workload của nhân sự… để tối ưu hóa nguồn lực và phân bố hợp lý. Wrike còn giúp bạn chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) trên tài liệu đính kèm một cách nhanh chóng.
Nhược điểm: phiên bản miễn phí của phần mềm này chỉ giới hạn 5 người dùng, còn ít hơn cả Asana. Do đó, để sử dụng những tính năng ưu việt của nó, nhà quản lý phải chi trả mức 9.8$/ người dùng/ tháng.
Wework
Wework là cái tên đến từ Việt Nam cho giải pháp quản lý công việc hiệu quả nhanh chóng. Do đó, nó được thiết kế rất phù hợp với các nhà điều hành Việt Nam khi bạn có thể theo dõi công việc theo đầu việc, phân công người thực hiện, tiến độ công việc, nhắc nhở deadline cũng như bình luận, trao đổi công việc trực tiếp trên phần mềm một cách tiện lợi.
Ưu điểm: Wework có thể nói là nó giải quyết những khuyết điểm của Trello là thiếu tính năng tương tác cũng như vấn đề chi phí của Wrike và Asana. Với mức phí 1.4$/ người dùng/ tháng, nhà quản lý có thể sở hữu một công cụ với đầy đủ các tính năng như Asana và Wrike. Hơn nữa, bạn sẽ có đội ngũ hỗ trợ ngay tại Việt Nam, điều mà các phần mềm trên chưa làm được.
Nhược điểm: tổng hợp báo cáo chính là nhược điểm lớn nhất của Wework. Phần mềm này chỉ có thể báo cáo cơ bản về tiến độ của công việc mà không thể xuất ra chi tiết cho từng nhân viên hay dự án. Do đó, nó vẫn chưa đáp ứng được những nhu cầu quản lý chuyên sâu của các dự án lớn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn rõ nét hơn về các phần mềm quản lý công việc, từ đó lựa chọn được phương án tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.