Hiện nay, khi bạn đi làm ở bất kỳ công ty nào đều nghe nói đến phần mềm quản lý nhân sự, tuy nhiên bên cạnh còn nghe nói đến phần mềm quản lý nguồn nhân lực hay phầm mềm HRM hoặc những phần mềm HRM triển khai trên đám mây,… điều này khiến không ít người cảm thấy hoang mang và có phần rối rắm và không hiểu được phần mềm HRM là gì, đặc biệt là những người mới làm, vậy HRM thực sự là gì và lợi ích nó ra sao mà hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng nó?
Bài viết dưới đây là những chia sẻ của công ty Pumacode về HRM để giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý bằng phần mềm này rõ hơn.
Trước khi tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự – HRM, ta hãy làm rõ khái niệm về cụm từ “quản lý nguồn nhân lực” (HRM – Human Resource Management) là gì và cách mà nó hoạt động như thế nào? Sau khi bạn đã hiểu được HRM thì việc hình dung và nắm rõ kiến thức về phần mềm HRM sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
HRM là gì?
Theo một số định nghĩa đơn giản, quản lý nguồn nhân lực (HRM) được xem là quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển con người của các doanh nghiệp, ngoài ra định nghĩa này còn bao gồm những chính sách liên quan đến nhân sự khác, bao gồm cả phát triển và giữ chân họ ở lại công ty.
Trước đây, HRM thường được hiệu là quá trình xử lý, tính lương, thực hiện các hoạt động thường niên của công ty, doanh nghiệp như team building, tổ chức sinh nhật cho nhân viên, ngoài ra HRM còn kiếm soát những thông tin mà nhân viên của bạn điền vào mẫu nhằm quản lý thông tin của nhân viên, lúc này HRM như một phần mềm hành chính dùng để quản lý nhân viên nội bộ hơn là quản lý nguồn lực và đính hướng vai trò chiến lược.
Tuy nhiên, hiện các doanh nghiệp với quy mô ngày càng lớn, những doanh nghiệp nhỏ tiến hành sáp nhập lại với nhau để tăng khả năng cạnh tranh với những công ty lớn, chính vì vậy mà HRM không chỉ còn là quản lý nhân viên nữa, nó phải bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau và ngày càng giữ vai trò quan trọng trong việc đưa ra phương hướng phát triển chiến lược cho công ty, tổ chức.
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?
Từ phần mềm đã thể hiện được phần nào ý nghĩa, bạn có thể xem phần mềm HRM là sự ứng dụng của công nghệ thông tin vào quy trình HRM của công ty, doanh nghiệp, giúp bạn thực hiện nó dễ dàng hơn.
Phần mềm HRM vẫn giữ ý nghĩa ban đầu của nó, bao gồm tất cả quy trình tuyển dụng, quản trị, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty, cung cấp đủ nhân lực để công ty có thể phát triển. Bằng cách ứng dụng CNTT, phần mềm quản lý nhân sự giúp người quan trị có thể tập trung mọi quy trình và nguồn lực vào một chỗ, giúp dễ dàng quản lý và phân công, theo dõi hiệu quả làm việc và tiến hành khen thưởng cho những nhân viên làm tốt.
Lợi ích khi xây dựng phần mềm HRM
Để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về lợi ích của quy trình HRM trong quản lý và khai thác nguồn nhân lực, chúng tôi đưa ra một số lợi ích chính của phần mềm này như:
– Tăng hiệu quả tuyển dụng: Xây dựng phần mềm quản lý HRM giúp bạn tạo những mẫu thông báo tuyển dụng dễ dàng và bắt mắt, đưa lên những trang tuyển dụng khác nhau, tiến hành đánh giá và sàng lọc để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng.
– Giúp người quản lý có thể đánh giá được nhân viên của họ, bao gồm cả kỹ năng và hiệu quả làm việc. Phần mềm HRM sẽ tập trung toàn bộ thông của khách hàng lại, hỗ trợ phân công cho nhân viên, nhân viên có thể dễ dàng nắm được những nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của mình khi có thông báo mới, hỗ trợ cập nhật thông tin cho nhân viên nếu cần.
– Quản lý toàn bộ nhân lực của công ty một cách dễ dàng. Phần mềm HRM sẽ giúp bạn tổng hợp tất cả các hoạt động của mình, có thể hiểu là bạn sẽ phân công, theo dõi tiến độ công việc cũng như khen thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt, tất cả chỉ cần một giải pháp duy nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
– Nâng cao sự cộng tác giữa các nhân viên, phần mềm hỗ trợ một hệ thống giao tiếp nội bộ cho các nhân viên, bạn có thể theo dõi những hoạt động và nội dung thảo luận trên giao diện, giúp nhân viên dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau và đưa ra ý tưởng mới.
– Tính lương chi nhân viên, đảm báo các phúc lợi khách theo quy định của nhà nước, hệ thống chấm công rõ ràng và chính xác giúp cải thiện tình trạng nghỉ việc cũng như tuân thủ hoàn toàn những quy định về thuế.
– Quản lý nguồn nhân lực không chỉ là quản lý những nhân lực mà mình đang có, nó còn là việc doanh nghiệp phải làm sao để phát triển nguồn nhân lực của mình, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đồng thời có những khen thưởng cho những nhân viên làm tốt. Hiện nay, một số phần mềm còn giúp đánh giá cả những nhân viên có thái độ làm việc tiêu cực hay không muốn làm việc, có tính phát hoại,…
Phân loại phần mềm quản lý nhân sự HRM
Phần mềm HRM cũng giống như CRM hay ERP, đây đều là những phần mềm quản lý tối ưu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, chúng còn được chia theo hình thức triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai trên môi trường windows, website hay cloud (đám mây) với nhiều hình thức mua bán khác nhau như On-premise, Subscription hoặc In-house.
Các tính năng cần có khi thiết kế phần mềm HRM
Các tính năng thường thấy của một phần mềm HRM:
– Cơ sở dữ liệu (Data) của nhân viên, trong đây sẽ chứa toàn bộ thông tin của nhân viên trong công ty, dữ liệu được thể hiện theo các trường khác nhau để dễ dàng tạo báo cáo cho người dùng, đồng thời cũng có thể khai thác tối đa nguồn dữ liệu này.
– Chấm công: Thực hiện chấm công cho nhân viên, bạn có thể kết nối phần mềm này với các thiệt bị ngoại vi khác như máy chấm công bằng vân tay để quản lý thời gian vào và ra ca của công nhân viên.
– Tính lương: Mọi dữ liệu liên quan đến nhân viên và mức lương của họ được lưu trong một hệ thống duy nhất, giúp việc tính lương diễn ra chính xác và nhanh chóng, không bị trùng dữ liệu.
– Quản lý phúc lợi của nhân viên: Theo dõi dữ liệu phúc lợi của nhân viên, đảm bảo phúc lợi theo quy định của nhà nước, cho phép nhà quản lý cài đặt và bổ sung những phúc lợi khác.
– Đánh giá hiệu quả làm việc và khen thưởng cho nhân viên có thành tích tốt, với quy trình tự động hóa, ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc nhân viên của mình, tiến hành cho điểm, đánh giá và khen thưởng nhân viên, giúp giảm những công việc giấy từ truyền thống.
– Tuyển dụng: Tính năng chính mà bất kỳ phần mềm HRM cũng cần có, trong vài năm trở lại đây, các công ty đang dần chuyển sang xu hướng nộp hồ sơ ứng tuyển online trước khi tiến hành phỏng vấn, việc tuyển dụng online mang đến tiềm năng lớn cho doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những ứng viên tiềm năng. Ngoài ra, xây dựng hệ thống cho ứng viên xây dựng hồ sơ ứng tuyển, doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm những ứng viên phù hợp trong kho CSDL ứng viên của công ty.
– Đào tạo và phát triển nhân viên: Quản lý trình độ của nhân viên, ví dụ như khi nhân viên hoàn thành khóa học mà công ty yêu cầu, khi đến hạn đào tạo, các chương trình đào tạo cho nhân viên mới hoặc những nhân viên cần được đào lại, bồi dưỡng chuyên môn.
– Kiểm soát vị trí của nhân viên (position control): Cung cấp dữ liệu đến bậc lương, chức vụ của nhân viên để đánh giá năng lực, có chiến dịch đào tạo và phát triển phù hợp.
– Hoạch định kế thừa: Nhà quản lý có thể xác định và đưa ra hướng phát triển cho mỗi nhân viên, bao gồm những thành tích đã đạt được và những gì chưa làm được, những thông tin này được tích hợp trực tiếp vào hệ thống để giúp ban quản trị dễ dàng đánh giá được kết quả cũng như đào tạo cho nhân viên.
– Tuân thủ:: Phần mềm HRM cần đảm bảo tuân thủ những quy định của pháp luật về luật lao động.
– Hệ thống email tự động: Thiết lập một hệ thống email tự động nhắc nhở sự kiện, ngày kỷ niệm hay những thông tin cần thiết cho các hoạt động thường niên của công ty.
– Cho phép nhà quản lý có quyền thay đổi những thông tin, dữ liệu nhân viên về nhân khẩu học, thời gian biểu hoặc những thông tin khác liên quan đến chấm công, tiền lương,..
– Nhân viên được cấp tài khoản riêng và có thể tự truy cập để thay đổi thông tin cá nhân của mình và theo dõi task nhiệm vụ của riêng mình.
– Khả năng mở rộng, cho phép người dùng có thể tự định nghĩa những trường khác để theo dõi dữ liệu chưa được tích hợp sẵn trong hệ thống.
Lựa chọn phần mềm HRM
Dưới đây là 9 gợi ý cho bạn có thể tìm kiếm và chọn lựa phần mềm quản lý nhân sự phù hợp:
– Nâng cao kiến thức về HRM cũng như cách vận hành phần mềm HRM, tìm hiểu những lợi ích và khả năng mà phần mềm này có thể mang đến cho bạn.
– Cần phải xác định rõ nhu cầu phần mềm của mình, xác định càng chi tiết càng tốt, chỉ có thế bạn mới có thể chọn được những phần mềm HRM phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất.
– Tham khảo nhu cầu của những người sử dụng phần, bởi họ mới chính là người trực tiếp sử dụng phần mềm để mang đến lợi ích cho bạn, những bộ phận như đào tạo, tính lương hay nhân sự,… và những người có thẩm quyền duyệt mua phần mềm để chọn phương án phù hợp nhất với nhu cầu của họ và sự phát triển của công ty trong tương lai, bởi họ là những người sẽ quyết định hướng đi của công ty.
– Bạn càng nhận được nhiều ý kiến đóng góp về phần mềm thì khả năng bạn có thể tìm được phần mềm phù hợp nhất cho tổ chức, doanh nghiệp sẽ cao hơn, bởi nó có thể thỏa mãn được nhu cầu của từng bộ phận khác nhau trong tổ chức. Ở đây, chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng một bảng kết quả khảo sát đối với phần mềm HRM, bạn có thể dựa vào đó để đánh giá độ phù hợp của phần mềm đối với tổ chức của bạn.
– Cần phải xác định rõ về mức ngân sách có thể chi cho phần mềm, đây là việc vô cùng quan trọng vì có hơn 70% dự án mua phần mềm không được duyệt bởi những nhà đầu tư cảm thấy chi phí nó quá cao so với hiệu quả mà nó có thể mang lại. Nếu như bạn gặp phải trường hợp này, một giải pháp cho bạn chính là lựa chọn phần mềm đám mây (công nghệ được đang được phát triển khá mạnh hiện nay), với chi phí ban đầu thấp, bạn chỉ cần trả phí mỗi tháng để trải nghiệm giá trị mà phần mềm mang lại.
– Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, tốt nhất là bạn nên tham khảo ý kiến từ những nhân viên phòng ban trong công ty hoặc tham khảo trên những diễn đàn, blog trao đổi, tốt nhất là bạn nên tham khảo nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau để chọn được nhà cung cấp phần mềm tốt nhất.
– Cần đánh giá kỹ càng từng hệ thống của phần mềm, bạn cần phảm đảm bảo phiên bản demo đáp ứng được toàn bộ nhu cầu về phần mềm mà bạn đặt ra từ ban đầu, tốt nhất là bạn nên trao đổi với nhà cung cấp để có thể điều chỉnh chính xác nhất.
– Rút ngắn danh sách những nhà cung cấp phần mềm HRM sau khi so sánh, đánh giá về chất lượng sản phẩm của họ thông qua những khách hàng của họ cũng như tình hình kinh doanh của họ.
– Bạn cần phải kiểm soát được chi phí cũng như phạm vi dự án của mình, luôn giữ mức chi phí trong tầm kiểm soát của bạn, tránh trường hợp chi phí vượt quá ngân sách khiến cho dự án phải dừng lại giữa chừng.
Ra quyết định mua phần mềm HRM.
Bạn cần phải dựa trên sự đồng tình của những thành viên trong công về phần mềm, càng nhiều người càng tốt, đồng thời diễn giải về mức chi phí phải bỏ ra so với những giá trị mà phần mềm mang lại để đạt được sự đồng thuận của ban lãnh đạo.
Hiện nay, lập trình phần mềm quản lý nhân sự ngày càng phát triển, kèm theo đó là sự phát triển không ngừng của internet, những phần mềm được hỗ trợ phản hồi theo thời gian thực thông qua những ứng dụng mạng xã hội, giúp doanh nghiệp có thể phân tích được dữ liệu lớn (Big Data) vốn là tài nguyên được nhiều doanh nghiệp khai thác để nâng cao hiệu quả trong công việc cũng như tăng sự gắn kết giữa nhân viên.
Một số dự đoán về phần mềm HRM trong tương lai:
– Những nhà phát triển sẽ tối ưu quy trình của HR, chuyển sang cơ chế tự động hóa để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
– Cải thiện về giao diện người dùng, tập trung phát triển phần mềm có giao diện thân thiện hơn với người sử dụng.
– Với số lượng ứng viên lớn và từ nhiều nơi, phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào trọng tâm là những ứng viên tiềm năng và cá nhân hóa những ứng viên này.
– Những doanh nghiệp lớn bắt đầu quan tâm và có sự đầu tư đúng mực hơn vào thiết kế phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng cho doanh nghiệp của mình.
Phần mềm HRM tại Việt Nam
Có thể thấy những giá trị mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại là không thể chối cải, thị trường Việt Nam cũng đang rất quan tâm đến những phần mềm quản lý này để nâng cao năng suất và bắt kịp sự phát triển của thế giới, giảm bớt những thủ tục bằng tay rườm rà, mất thời gian.
Tuy nhiên, để thực sự theo kịp sự phát triển của thế giới thì Việt Nam cần thêm nhiều thời gian hơn nữa, hầu hết những phần mềm HRM được thiết kế ở Việt Nam chỉ có thể đáp ứng được những nhu cầu cơ bản như chấm công hay tính lương, theo dõi thông tin nhân viên,… chứ không có hoặc rất ít công ty mạnh dạn đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cao cấp với những tính năng phân tích chiến lược dựa trên nguồn nhân lực của công ty.
Dựa vào độ phức tạp của phần mềm HRM, cũng như tính chuyên dùng của mỗi phần mềm, phân hệ và số người sử dụng phần mềm mà những nhà cung cấp có thể đưa ra những mức giá khác nhau cho mỗi phần mềm của họ.
Qua đó, chúng tôi nghĩ bạn đã có được cái nhìn tổng quá về phần mềm HRM ở Việt Nam cũng như thế giới hiện nay, cũng như những lợi ích mà phần mềm HRM mang lại cho tổ chức của nó.
Lựa chọn phần mềm HRM của Pumacode
Pumacode là công ty lập trình phần mềm HRM chuyên nghiệp nhất hiện nay, hỗ trợ công việc quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, chúng tôi triển khai hệ thống trên nhiều hạ tầng khác nhau, nhưng chủ yếu tập trung vào HRM trên website và Cloud bởi tính tiện dụng của nó và chi phí tương đối phù hợp cho những doanh nghiệp ở Việt Nam.
Nếu như bạn đang cần thiết kế phần mềm HRM, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. Hãy liên hệ với chúng tôi – Pumacode sẽ giúp bạn sở hữu những phần mềm chuyên dụng phù hợp với doanh nghiệp với mức chi phí phải chăng. Chúng tôi luôn mang đến những sản phẩm với chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp Việt.