Một anh trưởng nhóm dev từng nhắn tin kể với chúng tôi về đội của mình. Nhóm có năm người, làm việc ở ba thành phố khác nhau, và cả team dùng chung một bảng Excel để theo dõi tiến độ. Mỗi người tự cập nhật task của mình, không ai giám sát chung.
Đến cuối sprint, anh phát hiện có hai người cùng làm trùng một tính năng, vì không ai biết người kia đang làm gì. Một tính năng quan trọng khác thì chẳng ai đụng tới, vì mỗi người đều tưởng đồng đội đã nhận việc. Đây là tình huống khá điển hình với các team dev làm việc từ xa, khi chưa có phần mềm quản lý dự án phù hợp. Nhiều đội vẫn cố vận hành bằng công cụ vốn sinh ra cho việc ngồi chung một phòng, chứ không phải cho đội đã phân tán.
Team Dev Làm Việc Từ Xa Cần Phần Mềm Quản Lý Dự Án Phù Hợp Đặc Thù
Thách thức đầu tiên mà team làm việc từ xa hay gặp là thiếu tương tác trực tiếp, khiến việc theo dõi tiến độ khó khăn hơn hẳn. Đó cũng chính là điều đã xảy ra với đội của anh trưởng nhóm ở trên. Khi ngồi chung văn phòng, chỉ cần quay sang hỏi đồng nghiệp là biết ngay ai đang làm gì, vướng ở đâu.
Với team phân tán thì khác. Mọi thông tin về tiến độ phải được cập nhật chủ động qua công cụ. Nếu công cụ đó không đủ trực quan, hoặc không ai có thói quen cập nhật đều đặn, cả team sẽ mất khả năng nhìn thấy bức tranh chung của dự án.
Rủi ro thứ hai là chọn sai phần mềm, dễ gây phân mảnh thông tin giữa các thành viên. Phân mảnh thông tin nghĩa là dữ liệu về dự án bị rải rác ở nhiều nơi: người này trao đổi qua chat riêng, người kia ghi chú vào file cá nhân, không ai có cái nhìn tổng thể duy nhất.
Nếu phần mềm quản lý dự án không đủ khả năng gom mọi thông tin về một chỗ, team sẽ quay lại đúng vấn đề mà công cụ đó lẽ ra phải giải quyết. Thậm chí mọi thứ còn rối hơn, vì có thêm một công cụ nữa cần theo dõi song song.
Tiêu Chí Đánh Giá Phần Mềm Cho Team Từ Xa
Với những team có thành viên ở nhiều quốc gia, chênh lệch múi giờ là bài toán lớn. Vì vậy, chúng tôi luôn khuyên đánh giá kỹ khả năng đồng bộ theo thời gian thực của phần mềm trước khi chọn.
Một phần mềm tốt cần cập nhật trạng thái công việc ngay khi có thay đổi. Nhờ vậy, thành viên ở múi giờ khác, khi bắt đầu ca làm việc của mình, có thể thấy ngay những gì đã xảy ra trong lúc mình đang ngủ, không cần chờ ai thông báo lại thủ công.
Với những team hoàn toàn cùng múi giờ, tiêu chí này ít quan trọng hơn. Tuy nhiên vẫn nên cân nhắc, nếu team có kế hoạch tuyển thêm thành viên ở khu vực khác trong tương lai.
Khả năng tích hợp với công cụ đang dùng
Với team dev, khả năng tích hợp với công cụ quản lý mã nguồn và giao tiếp nội bộ cũng quan trọng không kém. Phần mềm quản lý dự án lý tưởng nên kết nối được với hệ thống quản lý mã nguồn — nơi lưu trữ và theo dõi các thay đổi trong code của dự án.
Khi một lập trình viên đẩy code lên, trạng thái công việc tương ứng trên bảng quản lý cũng nên tự động cập nhật theo, thay vì phải tick tay từng task. Tương tự, việc tích hợp với công cụ chat nội bộ giúp thông báo quan trọng không bị chìm nghỉm giữa hàng loạt tin nhắn không liên quan.
Lưu Ý Khi Triển Khai Cho Team Phân Tán
Trước khi áp dụng bất kỳ phần mềm nào, team cần thiết lập quy trình báo cáo tiến độ rõ ràng, tránh chồng chéo. Đây chính là bài học mà đội của anh trưởng nhóm ở đầu bài đã phải rút ra, sau sự cố hai người vô tình làm trùng việc.
Trước khi triển khai công cụ mới, team nên thống nhất rõ: ai chịu trách nhiệm phân công task, cập nhật trạng thái theo tần suất nào, và báo cáo tiến độ vào khung giờ cố định nào. Nhờ vậy, dù ở múi giờ khác nhau, mọi người vẫn có điểm chạm chung.
Một sai lầm khá phổ biến mà chúng tôi từng gặp là team chỉ tập trung chọn công cụ tốt, mà quên xây quy trình sử dụng đi kèm. Kết quả là công cụ tốt vẫn không phát huy hiệu quả, vì mỗi người dùng theo cách riêng.
Yếu tố tiếp theo cần lưu ý là đào tạo thành viên mới làm quen công cụ thật nhanh, qua tài liệu chuẩn. Điều này đặc biệt quan trọng với team dev có tốc độ tuyển dụng và luân chuyển nhân sự khá nhanh.
Mẹo thực tế chúng tôi hay áp dụng là luôn chuẩn bị sẵn một tài liệu hướng dẫn ngắn gọn, kèm ảnh chụp màn hình từng bước sử dụng công cụ. Nhờ vậy, thành viên mới có thể tự học trong một hai buổi, thay vì mất thời gian của người cũ ngồi hướng dẫn trực tiếp từng thao tác — điều vốn khó thực hiện khi cả team đang phân tán ở nhiều nơi.
Với những team dev thường xuyên cần truy cập hệ thống nội bộ công ty từ xa một cách an toàn, hiểu rõ thêm về công cụ kết nối bảo mật cũng giúp việc làm việc từ xa suôn sẻ hơn. Bạn có thể tham khảo thêm VPN là gì, ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm VPN để hiểu công cụ này hỗ trợ ra sao cho việc truy cập từ xa của team phân tán.
Nếu team của bạn đang cân nhắc thêm các phần mềm quản lý công việc khác ngoài những gì đang dùng, có thể tham khảo thêm top các phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất để có thêm lựa chọn phù hợp với quy mô team.
Với những trường hợp cần thêm nhân lực gia công phát triển phần mềm khi team nội bộ không đủ nguồn lực, bạn cũng có thể tham khảo thêm danh sách công ty gia công phần mềm đáng tham khảo để có thêm lựa chọn hợp tác.
Nếu team của bạn cần xây dựng thêm một website giới thiệu dịch vụ hoặc sản phẩm chuyên nghiệp, song song với công việc phát triển phần mềm, có thể tham khảo thêm dịch vụ tại MONA Media thiết kế web để có giải pháp phù hợp.
Kết Luận
Đánh giá đúng tiêu chí giúp team dev làm việc từ xa chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp, giữ nhịp làm việc hiệu quả. Đó cũng là bài học mà đội của anh trưởng nhóm ở đầu bài đã rút ra, sau lần hai thành viên vô tình làm trùng việc vì thiếu công cụ theo dõi rõ ràng.
Nếu team của bạn vẫn đang quản lý dự án bằng bảng tính, hay một công cụ chưa thực sự phù hợp với đặc thù làm việc từ xa, hãy dành thời gian đánh giá kỹ khả năng đồng bộ, tích hợp và xây quy trình sử dụng đi kèm. Sự đầu tư đúng cách này sẽ giúp cả team làm việc trơn tru hơn nhiều, dù mỗi người đang ngồi ở một nơi khác nhau.