Quản lý kho là một công việc rất vất vả với chủ kinh doanh cũng như các thủ kho. Đặc biệt, khi số lượng hàng hóa trong kho ngày càng tăng lên, việc quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát lại càng trở nên khó khăn. Hiểu được vấn đề này, ở bài viết dưới đây, Pumacode sẽ chia sẻ đến bạn những giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh, mong rằng những thông tin dưới đây sẽ giúp ích cho công tác quản lý kho hàng của bạn. Cùng theo dõi nhé!

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho,…. Việc quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh sẽ góp phần giúp tiết kiệm chi phí một cách đáng kể, đồng thời giúp doanh nghiệp tăng doanh thu.

Vì sao cần quản lý kho hàng?

Hạn chế thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa có thể xảy ra do nhân viên gian lận. Tình trạng này hiện đang xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng, doanh nghiệp. Việc quản lý kho nghiêm ngặt sẽ góp phần giúp hạn chế tối đa tình trạng này.

Bên cạnh đó, đối với các cửa hàng bán lẻ sản phẩm điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa sẽ mau chóng bị “lỗi mốt”, thay thế và trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng hóa bán ra và số lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất đáng kể, đồng thời cũng giúp nhà quản lý lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Tiết kiệm chi phí

  • Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư: vật tư tồn được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều khoản chi không cần thiết.
  • Giảm thiểu chi phí lưu kho: phát hiện sớm những hàng hóa có lượng tồn kho lớn, hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho và có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời sẽ giúp tiết kiệm những chi phí lưu kho không cần thiết.
  • Tiết kiệm chi phí mua hàng: lượng hàng tồn kho lớn sẽ khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí và thậm chí là phải bỏ đi. Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ hỗ trợ nhà quản lý có kế hoạch rõ ràng hơn trong việc mua hàng. Nhờ đó sẽ hạn chế lượng hàng tồn kho cũng như sử dụng hợp lý nguồn vốn.

Gia tăng doanh thu cho cửa hàng

Một trong những phương thức quản lý kho hiệu quả là kiểm kho thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được mặt hàng nào đang bán chạy để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc triển khai các chương trình khuyến mãi với những mặt hàng tồn nhiều trong kho. Thông qua đó, cửa hàng, doanh nghiệp sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho (bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu) là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Khi hàng hóa trong kho được lưu thông tốt sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý cũng như rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh

Sắp xếp hàng trong kho hợp lý

Nhằm quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh, điều đầu tiên bạn cần thực hiện đó chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tìm kiếm hàng hóa. Hiện nay, có khá nhiều cửa hàng, doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này sẽ gây lãng phí thời gian tìm kiếm hàng hóa và có thể tạo sự không hòa hợp giữa quản lý kho và nhân viên kho.

Để giảm thiểu tình trạng này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho dựa theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm. Chẳng hạn như xếp các sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng, sản phẩm ít sử dụng hơn vào bên trong.
  • Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với toàn bộ nhân viên kho để mọi người, đặc biệt là những ai chưa có kinh nghiệm quản lý kho cùng hình thành ý thức tốt.

Dán nhãn cho hàng hóa trong kho

Bên cạnh việc sắp xếp vị trí hợp lý, việc dán nhãn và mã hàng hóa cũng quan trọng không kém. Nhằm bảo quản tốt sản phẩm, đa phần các cửa hàng, doanh nghiệp đều đóng chúng vào các kiện, hộp.

Việc dán nhãn sẽ giúp quá trình tìm kiếm hàng hóa cũng như hoạt động kiểm hàng diễn ra hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hơn.

Kiểm tra cẩn thận thông tin xuất nhập kho

Sai lệch số lượng hàng hóa thường xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập, hoặc hoạt động nhập xuất kho không được ghi lại. Nhằm giảm thiểu những sai sót nghiêm trọng này, người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận.

Trước khi nhận phiếu, nhân viên kho cần phải kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần. Sau đó tiến hành so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới được chuyển vào kho hàng. Bên cạnh đó, việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) nhằm hạn chế tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi, nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào hoạt động xuất nhập hàng.

Dọn dẹp kho hàng mỗi ngày

Trước khi nhập kho, nên dọn dẹp kho để tạo không gian thông thoáng khi chuyển hàng vào. Sau khi kết thúc một ngày làm việc, các nhân viên kho cũng cần phải bố trí người dọn dẹp lại kho hàng.

Hoạt động này cần được thực hiện đều đặn nhằm hình thành thói quen tốt, hạn chế sai sót, đồng thời cũng giúp tạo hứng thú trong công việc cho nhân viên.

Giao trách nhiệm cho mỗi nhân viên kho

Đối với các doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, chủ kinh doanh có thể phân chia các tầng quản lý và bố trí người quản lý từng mảng nhỏ.

Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên sẽ khiến ý thức làm việc của nhân viên, đặc biệt là các nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho trở nên tốt hơn, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho, giúp hoạt động quản lý kho diễn ra hiệu quả.

Kiểm kê kho định kỳ

Nhằm giúp quản lý kho hàng hiệu hiệu quả trong kinh doanh, sau một khoảng thời gian cố định (thông thường là 1 tháng), toàn bộ kho nên kiểm kê lại một lần để khớp các số liệu, cũng như tìm ra các lỗi và sửa đổi.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh

Dù đã thực hiện đầy đủ những giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh đã đề cập phía trên, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng. Với phần mềm quản lý kho hàng trong kinh doanh, mọi thao tác đều được kiểm soát chặt chẽ, giúp công tác quản lý được thực hiện hiệu quả hơn gấp nhiều lần.

Đặc biệt, phần mềm sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro sai lệch về số liệu, điều mà tất cả doanh nghiệp sở hữu kho hàng luôn quan ngại. Bên cạnh đó, các phần mềm này cũng có thể được tích hợp với hệ thống phần mềm của một số bộ phận liên quan khác, cho phép kiểm soát số lượng mặt hàng trong kho hiệu quả. Đồng thời, những bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho, tạo sự thuận tiện cho quá trình bán hàng.

Thanh lý các sản phẩm đã hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kê kho, nếu phát hiện một số mặt hàng tồn đã quá lâu, hoặc đã hết hạn sử dụng, nhân viên kho nên đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên nhằm tiến hành thanh lý, tránh tình trạng kho quá đầy.

Hy vọng bài viết chia sẻ các giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh của chúng tôi đã đem đến cho bạn những thông tin tham khảo hữu ích, giá trị và có thể áp dụng hiệu quả vào công tác quản lý thực tế của mình. Chúc bạn thực hiện thành công.