Kinh nghiệm kinh doanh và nhập hàng là điều chúng tôi gặp đi gặp lại ở rất nhiều chủ shop nhỏ từng ngồi tư vấn cùng. Ban đầu, họ ghi chép bằng sổ tay. Sau đó chuyển sang file Excel. Đến một lúc nào đó, Excel không còn theo kịp tốc độ đơn hàng. Đây thường là thời điểm người ta bắt đầu tìm đến phần mềm quản lý.
Câu hỏi nên chọn phần mềm nào thường xuất hiện đúng lúc chủ shop bận nhất. Vì bận, họ dễ chọn vội. Giải pháp vội vàng chưa chắc đã hợp với cách vận hành thực tế. Vì vậy, trước khi chọn, bạn nên hiểu rõ bài toán của chính mình.
Bài toán quản lý nhập hàng của các shop kinh doanh nhỏ
Ở giai đoạn đầu, phần lớn shop quản lý tồn kho bằng Excel hoặc ghi tay. Cách làm này không sai. Tuy nhiên, nó chỉ chịu được đến một ngưỡng nhất định. Khi số mã hàng tăng lên vài trăm, sai sót bắt đầu xuất hiện. Một con số gõ nhầm nghe thì nhỏ. Nhưng khi bảng tính trên máy quầy không khớp với bảng ở kho, rắc rối trở nên thật sự.
Hàng đã hết nhưng sàn vẫn hiển thị còn là tình huống rất hay gặp. Khách đặt, shop phải xin lỗi, hoàn tiền. Uy tín giảm dần mà không ai kịp nhận ra nguyên nhân gốc.
Chúng tôi từng làm việc với một khách kinh doanh phụ kiện điện thoại. Mỗi tuần, bạn ấy nhập hàng từ ba nguồn khác nhau. Riêng việc đối chiếu ba bảng Excel để biết chính xác còn bao nhiêu món trong kho đã chiếm gần một buổi chiều mỗi tuần. Lúc đó, nhu cầu chuyển sang phần mềm quản lý trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Lý do không nằm ở chỗ Excel kém. Vấn đề là quy mô đã vượt quá khả năng theo dõi thủ công một cách an toàn. Excel vẫn là công cụ hữu ích cho việc nhỏ. Chỉ là khi công việc phình to, nó không còn phù hợp làm trung tâm vận hành.
Nhiều chủ shop chờ đến khi mọi thứ rối tung mới bắt đầu tìm giải pháp. Thật ra, tín hiệu xuất hiện sớm hơn nhiều. Kiểm kho cuối tháng lệch số so với sổ sách là một dấu hiệu. Nhân viên báo hết hàng trong khi giấy tờ vẫn ghi còn là dấu hiệu khác. Nhận ra sớm những tín hiệu này giúp việc chuyển đổi diễn ra chủ động, thay vì phải xử lý gấp giữa lúc đơn hàng đang dồn về.
Kinh nghiệm kinh doanh và nhập hàng nhìn từ góc độ công nghệ
Khi bắt đầu chọn phần mềm, tiêu chí đầu tiên chúng tôi thường khuyên bạn cân nhắc là khả năng tích hợp với các kênh bán đang dùng. Kênh đó có thể là sàn thương mại điện tử, fanpage hay cửa hàng offline. Một phần mềm chỉ phù hợp với shop bán tại quầy có thể không đáp ứng được một shop bán đa kênh.
Lý do rất đơn giản. Dữ liệu tồn kho cần đồng bộ liên tục giữa các nơi bán. Nếu không đồng bộ, chúng sẽ nhanh chóng lệch nhau và gây ra sai lệch đơn hàng.
Tiêu chí thứ hai là báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng không ít phần mềm giá rẻ chỉ cập nhật theo lô. Độ trễ vài giờ, thậm chí đến cuối ngày, là chuyện bình thường với những gói như vậy. Với shop bán nhanh, khoảng trễ đó đủ để bán ra món đã hết. Bạn nên kiểm tra tốc độ cập nhật ngay trong bản dùng thử, bằng chính dữ liệu của mình thay vì tin lời giới thiệu.
Sai lầm phổ biến nhất chúng tôi quan sát được là chọn phần mềm theo lời quảng cáo “đầy đủ tính năng”. Người dùng thường không xét đến quy mô thực tế của mình. Một shop nhỏ với vài chục mã hàng không cần hệ thống quản trị cồng kềnh dành cho chuỗi bán lẻ. Phần mềm quá lớn làm công việc vận hành rối hơn và tốn thời gian đào tạo nhân viên.
Có khách từng kể với chúng tôi rằng sau ba tháng dùng một phần mềm nhiều tính năng, đội của bạn ấy chỉ thực sự dùng đúng hai chức năng cơ bản. Phần còn lại gần như bỏ phí, trong khi chi phí vẫn phải trả đều đặn mỗi tháng.
Trước khi quyết định, bạn có thể làm ba việc sau:
- Đếm số kênh đang bán, rồi chọn phần mềm tích hợp đủ bấy nhiêu kênh đó.
- Dùng thử để kiểm tra tốc độ cập nhật tồn kho trên dữ liệu thật của shop.
- Hỏi rõ giới hạn số mã hàng và số đơn mỗi tháng trong gói đang xem xét.
Bạn cũng nên để ý đến chi phí ẩn. Gói cơ bản thường có giá dễ chịu. Nhưng khi vượt ngưỡng mã hàng hoặc cần thêm kết nối, chi phí có thể tăng khá nhanh. Hãy ước tính khối lượng công việc trong 12 tháng tới, đừng chỉ nhìn vào nhu cầu hiện tại. Nếu bạn đang nhập hàng từ nước ngoài, các lưu ý về kinh doanh nhập hàng Trung Quốc cho người mới sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về những khoản phát sinh trong quá trình nhập hàng.
Vai trò của dev khi tư vấn giải pháp quản lý nhập hàng
Nhiều shop không thể dùng ngay một phần mềm đóng gói sẵn. Họ cần chỉnh sửa để phần mềm khớp với quy trình riêng của mình. Mỗi ngành hàng lại có đặc thù khác nhau, và đó là lúc vai trò của lập trình viên trở nên quan trọng.
Ví dụ, shop bán theo lô có hạn sử dụng cần theo dõi ngày hết hạn của từng lô nhập. Shop vật liệu xây dựng lại phải quy đổi giữa mét, kilogam và bao. Thay vì bắt shop gò mình theo phần mềm có sẵn, dev có thể tùy biến để phần mềm phục vụ đúng cách vận hành.
Tùy biến không nhất thiết phải xây hệ thống từ đầu. Với phần lớn phần mềm quản lý hiện nay, dev có thể thêm trường dữ liệu riêng, viết báo cáo theo yêu cầu hoặc kết nối API để đồng bộ với website bán hàng. Cách làm này tiết kiệm hơn nhiều so với xây mới, đồng thời giữ được các tính năng nền tảng đã ổn định. Shop vừa có thứ phù hợp với mình, vừa không phải học lại từ đầu.
Bảo mật dữ liệu kinh doanh là khía cạnh nhiều shop chỉ quan tâm khi đã gặp sự cố. Khi phần mềm nhập hàng kết nối với cổng thanh toán, phần mềm kế toán hay một giải pháp quản lý kho hàng riêng, mỗi điểm kết nối đều có thể trở thành lỗ hổng nếu cấu hình sơ sài.
Dev tư vấn cần rà soát phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu nhạy cảm như giá nhập và thiết lập lịch sao lưu định kỳ. Làm được vậy, shop sẽ không mất dữ liệu khi máy hỏng hay hệ thống gặp trục trặc. Bạn nên hỏi thẳng đơn vị cung cấp về cách dữ liệu được lưu trữ và ai có quyền truy cập.
Với ngành có biên lợi nhuận mỏng, để lộ giá nhập cho đối thủ có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với chi phí đầu tư một hệ thống bảo mật tốt. Đây là phần không nên tiết kiệm. Nếu quy trình của bạn khá đặc thù, bạn cũng có thể tham khảo kinh nghiệm kinh doanh bu lông ốc vít, nơi việc quản lý theo quy cách và số lượng lớn được bàn khá kỹ.
Kết luận
Chọn đúng công cụ quản lý nhập hàng giúp việc kinh doanh vận hành trơn tru và dễ mở rộng hơn. Tuy vậy, “đúng” luôn gắn với quy mô, ngành hàng và cách làm việc riêng của từng shop. Không có một đáp án chung cho tất cả mọi người.
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ Excel sang phần mềm chuyên dụng, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những việc Excel đang khiến bạn mất thời gian nhất. Đó là tiêu chí quan trọng hơn cả việc chạy theo danh sách tính năng dài trên trang quảng cáo. Bạn cũng có thể đọc thêm về một số phần mềm quản lý doanh nghiệp đáng cân nhắc để so sánh trước khi ra quyết định.