Tư vấn thiết kế và gia công phần mềm là bước đầu tiên mà nhiều chủ doanh nghiệp hay bỏ qua. Và cũng chính vì vậy mà không ít dự án phần mềm phình chi phí lên gấp đôi so với dự tính ban đầu. Đội ngũ bên mình đã nhiều lần ngồi cùng các chủ doanh nghiệp đang phân vân trước đúng câu hỏi này. Một bên muốn tự dựng đội kỹ thuật riêng, bên kia nghiêng về thuê đối tác gia công bên ngoài. Cả hai hướng đều có lý, nhưng chỉ thật sự đúng khi đặt vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
Trong bài này, chúng tôi muốn chia sẻ góc nhìn thực tế từ những dự án tư vấn mà bên mình từng tham gia, chủ yếu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Không có công thức chung áp dụng cho mọi trường hợp. Tuy vậy, có một vài tiêu chí giúp bạn ra quyết định nhanh hơn và đỡ mất thời gian thử sai.
Vì sao nên tư vấn thiết kế và gia công phần mềm trước khi bắt đầu?
Nhiều chủ doanh nghiệp gọi cho chúng tôi khi dự án đã chạy được vài tháng và bắt đầu lộ vấn đề. Phần mềm không khớp với quy trình vận hành thực tế. Đội kỹ thuật thay đổi liên tục. Tài liệu bàn giao thì thiếu. Chi phí bảo trì cứ thế tăng dần qua từng quý.
Phần lớn những vấn đề này xuất phát từ việc bỏ qua giai đoạn tư vấn ngay từ đầu. Tư vấn không đơn thuần là chọn công nghệ. Đó là lúc làm rõ bài toán nghiệp vụ, xác định ngân sách thực tế và chọn đúng mô hình triển khai, tự xây hay thuê ngoài.
Chúng tôi thường khuyên khách hàng dành ít nhất một đến hai tuần để làm rõ yêu cầu. Đừng vội ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị nào khi bước này chưa xong. Khoảng thời gian ấy nhìn thì như lãng phí, nhưng thực ra giúp bạn tiết kiệm được hàng chục triệu đồng chi phí sửa đổi về sau.
Tự xây đội ngũ nội bộ: khi nào thì hợp lý?
Tự xây dựng đội ngũ phát triển phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu công nghệ lâu dài. Nếu bạn xem phần mềm là lợi thế cạnh tranh cốt lõi, không chỉ là công cụ hỗ trợ, thì có đội riêng sẽ giúp bạn chủ động hơn nhiều.
Một khách hàng trong ngành logistics từng quyết định tự xây đội IT sau hai năm thuê ngoài không hiệu quả. Lý do chính là hệ thống quản lý vận đơn của họ cần cập nhật gần như mỗi tuần theo yêu cầu vận hành. Trong khi đó, đối tác bên ngoài phản hồi khá chậm. Mỗi lần chỉnh sửa lại mất cả tháng để chờ báo giá và ký phụ lục hợp đồng.
Tuy vậy, tự xây đội ngũ không hề rẻ như nhiều người nghĩ. Chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự kỹ thuật tại Việt Nam hiện không nhỏ, nhất là với những vị trí có kinh nghiệm. Thêm vào đó là rủi ro nhân sự nghỉ giữa chừng, kéo theo gián đoạn tiến độ và mất kiến thức hệ thống. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, để vận hành ổn định một sản phẩm phần mềm ở mức trung bình, doanh nghiệp thường cần tối thiểu ba đến bốn người.
Thuê ngoài gia công phần mềm: lợi thế và giới hạn
Gia công phần mềm phù hợp khi bạn cần triển khai nhanh với ngân sách rõ ràng theo từng giai đoạn. Đây cũng là lựa chọn quen thuộc của công ty đang thử nghiệm mô hình kinh doanh và chưa chắc hướng phát triển sản phẩm về sau.
Ưu điểm rõ nhất của thuê ngoài là tốc độ. Một đối tác gia công có kinh nghiệm thường đã có sẵn quy trình, công cụ và đôi khi cả các module tái sử dụng được. Nhờ vậy thời gian ra mắt sản phẩm rút ngắn đáng kể so với việc tự xây từ con số không. Chúng tôi từng hỗ trợ tư vấn cho một chuỗi spa cần hệ thống đặt lịch và quản lý khách hàng trong vòng sáu tuần. Với họ, nếu tự tuyển và đào tạo đội riêng thì gần như không thể kịp.
Giới hạn của thuê ngoài nằm ở khả năng kiểm soát. Khi cần chỉnh sửa gấp ngoài phạm vi hợp đồng, doanh nghiệp phải phụ thuộc vào lịch làm việc của đối tác. Nếu chọn phải đơn vị thiếu cam kết bàn giao tài liệu kỹ thuật đầy đủ, về sau bạn muốn đổi sang đối tác khác hoặc tự tiếp quản hệ thống sẽ rất vất vả.
Với các dự án cần tích hợp công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo vào hệ thống sẵn có, việc chọn đúng đối tác càng quan trọng. Bên mình có một bài phân tích khá chi tiết về việc doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi tích hợp AI vào phần mềm. Nếu bạn đang cân nhắc hướng này, có thể đọc thêm.
Mô hình kết hợp: vừa thuê ngoài, vừa giữ đội ngũ lõi
Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ mà chúng tôi từng làm việc cùng không chọn tuyệt đối một trong hai hướng. Họ đi theo mô hình kết hợp. Giữ lại một hoặc hai nhân sự kỹ thuật nội bộ để quản lý vận hành hằng ngày và xử lý các lỗi nhỏ. Đồng thời thuê đối tác gia công cho những dự án lớn cần chuyên môn sâu hoặc khối lượng vượt quá năng lực đội trong.
Mô hình này giúp cân bằng giữa chi phí và khả năng kiểm soát. Nhân sự nội bộ đóng vai trò cầu nối, hiểu rõ nghiệp vụ của công ty. Họ làm việc trực tiếp với đối tác gia công để chắc rằng sản phẩm bàn giao đúng nhu cầu thực tế, chứ không chỉ đúng trên hợp đồng.
Chúng tôi cũng đã viết khá kỹ về cách xây dựng quy trình thiết kế phần mềm hiệu quả trong bài chia sẻ kinh nghiệm thiết kế phần mềm. Trong đó có phần về cách phối hợp giữa đội nội bộ và đối tác bên ngoài, sao cho trách nhiệm không bị chồng chéo.
Tiêu chí chọn đối tác gia công phần mềm
Khi khách hàng hỏi nên dựa vào đâu để chọn đơn vị phù hợp, chúng tôi thường gợi ý nhìn vào ba nhóm yếu tố sau.
- Năng lực kỹ thuật: đừng chỉ nhìn số năm kinh nghiệm ghi trên website. Hãy hỏi về những dự án tương tự ngành nghề của bạn mà họ đã triển khai.
- Cách làm việc: đối tác tốt sẽ chủ động đặt câu hỏi để làm rõ nghiệp vụ trước khi báo giá.
- Minh bạch trong hợp đồng: cần ghi rõ phạm vi công việc, số lần chỉnh sửa miễn phí và quyền sở hữu mã nguồn sau bàn giao.
Nếu có thể, hãy xin trao đổi trực tiếp với một khách hàng đang dùng sản phẩm của đối tác đó. Cách này kiểm chứng nhanh và đáng tin hơn nhiều so với lời giới thiệu trên website. Ngoài ra, nếu dự án của bạn liên quan đến hệ thống quản lý quy mô lớn, bạn có thể tìm hiểu khái niệm và ưu nhược điểm của mô hình này qua bài ERP là gì, ưu nhược điểm của phần mềm ERP mà đội ngũ đã tổng hợp trước đó.
Chi phí thực tế: đừng chỉ nhìn báo giá ban đầu
Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp chỉ so sánh báo giá ban đầu giữa các đơn vị gia công, rồi quên tính chi phí vận hành lâu dài. Phần mềm sau khi bàn giao vẫn cần cập nhật định kỳ, vá lỗi bảo mật và mở rộng tính năng khi doanh nghiệp lớn lên.
Theo quan sát của chúng tôi, chi phí bảo trì thường dao động khoảng mười lăm đến hai mươi lăm phần trăm giá trị hợp đồng ban đầu mỗi năm. Con số này không cố định, phụ thuộc vào độ phức tạp hệ thống và tần suất thay đổi nghiệp vụ. Bạn nên hỏi rõ mức phí này trước khi ký, đừng để đến lúc phát sinh mới bất ngờ.
Với hướng tự xây đội, chi phí ẩn thường nằm ở thời gian đào tạo nhân sự mới. Rủi ro gián đoạn khi người chủ chốt nghỉ việc cũng cần tính trước. Chúng tôi khuyên doanh nghiệp nên có tài liệu kỹ thuật đầy đủ ngay từ đầu, không phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của một vài cá nhân trong đội. Có như vậy, mất người cũng không đồng nghĩa với mất luôn hệ thống.
Kết luận
Không có đáp án tuyệt đối cho câu hỏi nên tự xây hay thuê ngoài khi làm phần mềm. Quyết định phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách, mức độ quan trọng của công nghệ trong chiến lược kinh doanh và năng lực quản lý dự án của chính bạn. Nếu còn phân vân, chúng tôi luôn khuyến khích bắt đầu bằng một buổi tư vấn nghiêm túc. Làm rõ bài toán trước khi chọn hướng đi sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều về sau, thay vì vội ký hợp đồng chỉ vì báo giá nghe hấp dẫn.