Nhiều chủ shop và xưởng linh kiện chỉ thật sự nhận ra tầm quan trọng của công nợ khi dòng tiền bắt đầu siết lại. Đội ngũ bên mình đã gặp không ít trường hợp mất cả vài tháng vốn chỉ vì ngại mở lời với nhà cung cấp. Kinh nghiệm kinh doanh đàm phán điều khoản thanh toán với nhà cung cấp linh kiện thực ra không quá phức tạp. Bài viết này chia sẻ cách chúng tôi nhìn vấn đề và những bước bạn có thể làm ngay.
Vì sao dân buôn linh kiện hay chịu thiệt trong chuyện thanh toán?
Chuyện thanh toán nghe đơn giản, nhưng phần lớn người mới vào nghề đều e dè khi phải thương lượng. Chúng tôi từng làm việc với một khách hàng nhập khẩu linh kiện điện tử, chuyên cung cấp cho các xưởng ráp máy công nghiệp. Anh kể rằng nhà cung cấp quen thuộc bỗng đổi điều khoản. Họ yêu cầu đặt cọc toàn bộ giá trị đơn trước khi giao.
Trước đó anh vẫn được nợ 30 ngày như bình thường. Vì sợ mất mối, anh đồng ý ngay mà không hỏi lại câu nào. Kết quả là vốn lưu động bị chôn gần hai tháng. Vốn lưu động là tiền mặt để xoay vòng nhập hàng, trả lương và chi phí vận hành. Khi tiền nằm yên trong đơn cọc, đơn tiếp theo không đủ tiền nhập. Khách quen phải chờ, doanh thu cũng tụt theo.
Chấp nhận điều khoản bất lợi kiểu này khiến dòng tiền chịu áp lực lớn. Với đơn vài trăm triệu, cọc trước 100% nghĩa là dồn toàn bộ vốn vào một lô hàng. Nhiều xưởng nhỏ chỉ quay vòng vốn hai, ba lần mỗi quý, nên kẹt một nhịp là cả chuỗi cung ứng đảo lộn theo. Có khi chỉ một khoản thanh toán chậm vài tuần cũng đủ kéo theo hàng loạt đơn hoãn giao.
Thiếu kỹ năng thương lượng cũng là một nguyên nhân. Phần lớn chủ shop đi vào nghề từ kỹ thuật hoặc bán hàng, ít ai được đào tạo về đàm phán hợp đồng. Họ mặc định điều khoản nhà cung cấp đưa ra là cố định. Thực tế, ngay cả nhà cung cấp lớn cũng sẵn sàng linh hoạt, miễn là khách mua đều và trả nợ đúng hạn.
Có vài dấu hiệu cho thấy bạn nên ngồi lại bàn về điều khoản. Chẳng hạn khi đơn hàng tăng đều qua nhiều tháng. Hoặc khi bạn biết đối thủ cùng ngành được nợ dài hơn cho đơn tương đương. Im lặng chịu đựng không làm quan hệ tốt lên, chỉ khiến túi tiền hao mòn qua từng kỳ nhập.
Vì sao nên chủ động thương lượng thay vì chấp nhận giá nhà cung cấp đưa ra
Dòng tiền là lượng tiền mặt ra vào doanh nghiệp theo từng thời điểm. Một đơn vị có lãi trên sổ sách vẫn có thể kẹt vốn. Chỉ cần tiền mặt cạn đúng lúc cần trả lương hay nhập hàng mới, mọi thứ có thể đình trệ.
Khi thương lượng được công nợ 30 hay 45 ngày, bạn có thêm thời gian xoay xở. Bán ra, thu tiền khách, rồi mới trả nhà cung cấp. Khoảng đệm đó nhiều khi quyết định một xưởng có trụ nổi qua mùa thấp điểm hay không.
Đội ngũ chúng tôi từng tư vấn cho nhiều người kinh doanh bu lông, ốc vít cho nhà máy. Áp lực dòng tiền của họ đến từ đúng chỗ này: nhập số lượng lớn để có giá sỉ, nhưng vòng thu tiền về lại chậm. Khi đã tính rõ điều đó, họ mới biết nên đàm phán phần nào trước.
Đàm phán không chỉ để có lợi trước mắt. Nó còn xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. Nhà cung cấp làm ăn với khách sòng phẳng, có kế hoạch rõ ràng, thường ưu tiên giao hàng đúng hẹn. Báo giá những lần sau cũng dễ chịu hơn. Ngược lại, khách gật đầu rồi trễ hẹn trả nợ sẽ dần bị xếp vào diện ưu tiên thấp, đặc biệt khi hàng khan hiếm.
Một sai lầm phổ biến là chỉ mặc cả giá mà quên điều khoản thanh toán. Giảm được 2% giá nhưng phải trả tiền ngay có khi còn thiệt hơn so với được nợ 30 ngày ở giá gốc. Chúng tôi luôn nhắc khách tính cả hai yếu tố cùng lúc, vì con số cuối cùng mới phản ánh đúng lợi ích.
Một điểm hay bị bỏ qua là nhập hàng số lượng lớn kéo theo rủi ro tồn kho. Nếu không kiểm soát lượng nhập theo tốc độ bán, tiền vẫn nằm im trong kho, dù công nợ dài đến đâu cũng vô nghĩa. Nhiều cửa hàng đã nhờ giải pháp quản lý kho hàng để biết lô nào tồn lâu, lô nào cần nhập gấp, tránh cảnh vừa nợ nhà cung cấp vừa ôm hàng ế.
Cách đàm phán điều khoản thanh toán hiệu quả
Trước khi gọi điện hay hẹn gặp, hãy tìm hiểu thị trường. Bạn cần biết nhà cung cấp khác báo giá linh kiện tương tự ra sao, điều khoản công nợ phổ biến trong ngành là 15, 30 hay 45 ngày, và mức chiết khấu trả sớm thường dao động 1-3%. Có con số tham chiếu trong tay, bạn sẽ không bị động khi ngồi vào bàn.
Với linh kiện nhập khẩu, điều khoản phức tạp hơn. Nhiều nhà cung cấp nước ngoài yêu cầu chuyển khoản trước một phần. Đơn lớn hơn có thể đi theo L/C, tức thư tín dụng do ngân hàng bảo lãnh thanh toán. Hiểu rõ từng hình thức giúp bạn biết nên xin điều khoản nào là hợp lý.
Một mẹo nhỏ: đừng chỉ hỏi giá. Hãy hỏi thẳng xem nếu đặt hàng đều mỗi tháng thì điều khoản có thay đổi không. Câu hỏi này mở ra khoảng trống thương lượng mà nhiều người ngại đề cập. Bạn có thể đề xuất những phương án như chia thanh toán theo mốc giao hàng, cam kết sản lượng ổn định để đổi lấy công nợ dài hơn, hoặc xin thêm chiết khấu nhỏ khi trả trước hạn.
Đề xuất phương án có lợi cho cả hai bên quan trọng hơn việc chỉ đòi lợi về mình. Nhà cung cấp cũng cần dòng tiền để nhập nguyên liệu và duy trì sản xuất. Phương án vừa giúp họ thu tiền đều, vừa giúp bạn giãn áp lực vốn, nên tỷ lệ được chấp thuận sẽ cao hơn nhiều.
Cũng cần biết điểm dừng. Ép nhà cung cấp quá tay dễ khiến họ e ngại hợp tác lâu dài, nhất là với đơn nhỏ hoặc mối quan hệ còn mới. Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách xin từng bước nhỏ, đừng đòi tất cả trong một lần gặp. Một lần thương lượng thành công khiêm tốn thường bền hơn một cuộc mặc cả quyết liệt rồi đổ vỡ.
Đừng để thỏa thuận chỉ nằm trong miệng
Sai lầm chúng tôi gặp nhiều nhất là đàm phán xong bằng miệng rồi không chốt lại bằng văn bản. Vài tháng sau nhà cung cấp đổi nhân sự phụ trách, điều khoản đã thỏa thuận coi như mất dấu. Tranh cãi về một câu nói miệng không ai làm chứng rất tốn thời gian.
Hãy ghi lại rõ ràng ngay sau buổi đàm phán và gửi email xác nhận cho đối tác. Kèm theo, việc theo dõi công nợ bằng một phần mềm kế toán phù hợp giúp tránh nhầm lẫn hạn trả. Nhiều tranh chấp về sau xuất phát từ việc thiếu một dòng ghi chú rõ ràng.
Đàm phán đúng cách giúp người kinh doanh linh kiện đạt điều khoản có lợi hơn, và quan trọng không kém là cân đối được dòng tiền cho những đợt nhập kế tiếp. Bạn không cần kỹ thuật đàm phán cao siêu. Chỉ cần chuẩn bị số liệu, biết rõ mình muốn gì và dám mở lời thay vì mặc định chấp nhận. Nếu sắp làm việc với nhà cung cấp mới, hãy dành nửa buổi trước đó để tính dòng tiền dự kiến rồi mới vào bàn thương lượng.