Bạn đang khởi nghiệp từ kinh doanh? Bạn đang muốn công việc của mình đạt hiệu quả cao và tăng doanh thu nhanh chóng? Bạn chưa biết sử dụng loại phần mềm nào để nâng tầm thương hiệu và quản lý nhân viên dễ dàng nhất. Hãy sử dụng ERP. Đây là mô hình công nghệ ứng dụng cao mà bạn đang kiếm tìm. Vậy ERP là gì? Ưu nhược điểm của phần mềm ERP như thế nào? Hãy theo chân chúng tôi cùng khám phá ngay bây giờ.
Khái niệm về phần mềm ERP
Phần mềm ERP – tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning. Đây là phầm mềm hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all – in – one. Có nghĩa là tất cả trong một. Phần mềm này tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Nó giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan đến tài nguyên của một doanh nghiệp .
Theo các chuyên gia phần mềm của công ty osttopst, mục đích của ERP chính là tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt các hệ thống quản lý của từng phòng ban. Hệ thống ERP tập hợp các phân hệ như: Phần mềm quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, công cụ HRM, phần mềm MRP…Cho đến hiện nay, đây là phầm mềm hữu hiệu nhất được sử dụng khá nhiều trong kinh doanh.
ERP khác gì so với phần mềm thông thường?
- Khác với những phần mềm thông thường, phần mềm ERP được nâng cấp lên chất lượng ứng dụng công nghệ cao. Phần mềm ERP là hệ thống quản trị kinh doanh hợp nhất. Mọi công đoạn, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau thống nhất trong quá trình hoạt động sản xuất.
- Nếu như trước đây, việc hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên khá khó khăn bởi sử dụng phần mềm thông thường. Thì giờ đây, với ERP, cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết hệ thống cho phép hợp nhất các số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Cấu trúc của phần mềm quản lý ERP linh hoạt. Do đó việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.
- Phần mềm ERP là hệ thống hoạt động theo nguyên tắc và có kế hoạch roc ràng hơn so với phần mềm thông thường. Kế hoạch sản xuất được lập theo năm, tháng, tuần. Hệ thống sẽ không hoạt động nếu không có kế hoạch, các quy tắc, quy trình xử lý đều phải được quy định trước.
- Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành. Người sử dụng có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Tính linh hoạt của phần mềm ERP có thể đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của doanh nghiệp với mọi quy mô.
Tóm lại ERP là một hệ thống phần mềm rất phức tạp và bao gồm nhiều module khác nhau liên kết lại, không giống như các phần mềm đơn giản thông thường chỉ có một vài tính năng chính, tuy nhiên đó cũng chính là yếu điểm của ERP khi hệ thống quá lớn để doanh nghiệp VN có thể triển khai, những module nhỏ trong hệ thống thường được chia ra là các phần mềm riêng biệt để cung cấp cho những khách hàng có nhu cầu nhỏ hơn, điều này dẫn đến tình trạng là các module này được tùy biến rất nhiều và cộng đồng người dùng tham gia tùy biến cũng khá lớn, bạn có thể xem thử một file code demo tính năng tại free-php-scripts.net, với những tính năng cơ bản này thì các công ty bán phần mềm cần phải cải tiến rất nhiều để đưa vào sản phẩm của mình r cung cấp cho khách hàng.
Đánh giá những ưu nhược điểm của phần mềm ERP
Những ưu điểm của phần mềm ERP
- Có thể quản lý dữ liệu tốt nhất: Với ERP, các doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu một cách thống nhất. Tất cả các phòng ban của công ty, doanh nghiệp đều dùng chung một phần mềm duy nhất. Do đó, mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác. Hơn nữa, sử dụng phan mem ERP còn có thể giúp thu thập các số liệu để đưa ra báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn.
- Giúp quản lý nhân sự dễ dàng nhất: Quản lý của một doanh nghiệp, một công ty không phải ngồi hàng giờ để chấm công, theo dõi nhân sự của mình về thời gian làm việc. Sử dụng ERP sẽ giúp quản lý giờ giấc của nhân viên đi làm chính xác. Hiệu quả họ làm được những gì, đóng góp cho công ty ra sao…Bằng cách dựa vào những số liệu từ phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể tính lương tự động cho nhân viên. Giúp giảm hiệu quả gánh nặng chi phí quản lý và việc gian lận khi tính lương cho nhân viên.
- Giúp nâng cao hiệu quả sản xuất: Không còn đau đầu để lên kế hoạch thủ công như trước đây nữa. Với ERP có khả năng tự động lên kế hoạch sản xuất từ A đến Z. Loại bỏ đi những yếu tố không cần thiết trong sản xuất. Giúp hạn chế tối đa các sai lầm dễ mắc phải. Giúp tiết kiệm được thời gian và mang lại hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
- Giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Khi thiết lập phan mem ERP, mục đích cuối cùng là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Do đó nó giúp quản lý thống nhất toàn bộ thông tin dữ liệu của bộ máy doanh nghiệp. Bạn không phải ngồi hàng giờ để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Mà thay vào đó, mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau. Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu….
Những nhược điểm của phần mềm ERP
Lợi ích mà phần mềm ERP mang lại là rất lớn. Tuy nhiên, khách quan mà nói thì phần mềm này cũng tồn tại một số nhược điểm.
- Chi phí khá lớn: Bỏ ra số vốn khá lớn để mua phần mềm ERP nhưng vẫn không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiêp. ERP không cho phép tách rời từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc. Mà nó cố định trong một gói với chi phí rất lớn. Trong khi đó đa số các doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó. Gây lãng phí lớn khi phải mua cả gói.
- Tốc độ triển khai chậm: ERP không đáp ứng được việc triển khai giải pháp công nghệ với tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Hệ thống cồng kềnh, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải tính toán thật kĩ lưỡng. Mới đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống.
- Khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi: Khi doanh nghiệp muốn nâng cấp hay cải tiến công nghệ mới để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Thì giải pháp ERP gặp bất lợi bởi doanh nghiệp phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại hệ thống ERP.
Không thể phủ nhận bất cứ phần mềm nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Phần mềm ERP cũng không ngoại lệ. Điều quan trọng là bạn phải cân nhắc thật kĩ lưỡng để chọn ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình. Chúc công việc kinh doanh của bạn gặp nhiều thuận lợi nhất!