Kinh nghiệm kinh doanh và nhập hàng không tránh khỏi một tình huống khó chịu. Đó là lô hàng công nghệ về thiếu số lượng so với đơn đã đặt. Pumacode nhận khá nhiều câu hỏi từ các bạn mới nhập hàng linh kiện, phụ kiện điện tử về việc này. Đếm đi đếm lại vẫn thiếu vài món, không biết nên làm gì trước. Bài viết này chúng tôi chia sẻ cách xử lý theo đúng thứ tự ưu tiên. Nội dung dựa trên kinh nghiệm thực tế của nhiều chủ shop nhỏ.
Bước đầu tiên: xác nhận thiếu hàng đúng cách trước khi báo nhà cung cấp
Đừng vội nhắn tin phàn nàn ngay khi vừa mở kiện hàng. Hãy quay video quá trình mở kiện từ lúc còn nguyên seal. Đây là bằng chứng quan trọng nhất khi làm việc với nhà cung cấp. Điều này càng cần thiết nếu bạn nhập hàng từ nước ngoài qua các kênh trung gian. Nhiều đơn vị vận chuyển và nhà cung cấp chỉ chấp nhận khiếu nại khi có video mở hàng rõ ràng, không cắt ghép.
Sau khi quay xong, đối chiếu số lượng thực tế với phiếu đóng gói đi kèm kiện hàng. Ghi chú rõ mã sản phẩm nào thiếu, thiếu bao nhiêu cái. Việc ghi chép cẩn thận giúp quá trình khiếu nại về sau nhanh hơn nhiều. Tránh mất thời gian qua lại xác minh nhiều lần với bên bán.
Liên hệ nhà cung cấp theo đúng kênh và đúng thời hạn
Thời gian khiếu nại thường có giới hạn
Hầu hết nhà cung cấp chỉ nhận khiếu nại trong vòng ba đến bảy ngày kể từ khi nhận hàng. Quá thời hạn này, việc đòi bồi thường sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Vì vậy nên kiểm tra hàng ngay khi nhận. Không nên để dồn qua tuần sau mới mở kiện kiểm tra.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi gửi khiếu nại
Hồ sơ khiếu nại nên gồm video mở hàng, ảnh chụp phiếu đóng gói, và mã đơn hàng gốc. Gửi đầy đủ ngay từ lần đầu giúp tránh việc nhà cung cấp yêu cầu bổ sung nhiều lần. Cách này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Nếu bạn thường xuyên nhập hàng linh kiện công nghệ, việc lưu quy trình chuẩn này rất đáng làm. Kinh nghiệm này khá giống bài nhập hàng linh kiện công nghệ cho dev bán hàng tay trái mà chúng tôi từng chia sẻ.
Xử lý đơn hàng của khách trong lúc chờ bồi thường
Trong lúc chờ nhà cung cấp phản hồi, đơn hàng của khách vẫn cần được xử lý. Nếu sản phẩm thiếu ảnh hưởng đến đơn đang chờ giao, nên chủ động liên hệ khách trước. Thẳng thắn giải thích tình huống thường được khách thông cảm hơn. Cách này tốt hơn nhiều so với việc im lặng rồi giao trễ không lý do.
Nếu có thể, hãy tìm nguồn hàng thay thế tạm thời từ một nhà cung cấp khác. Việc này giúp kịp giao cho khách quen đúng hẹn. Nhiều chủ shop áp dụng cách săn hàng giá tốt trong lúc chờ đợi. Cách làm khá giống kinh nghiệm săn sale hàng Trung Quốc giá rẻ, siêu ưu đãi mà chúng tôi đã tổng hợp trước đó. Nhờ vậy giảm thiểu được ảnh hưởng đến uy tín shop trong giai đoạn chờ xử lý.
Quản lý kho để hạn chế rủi ro thiếu hàng lặp lại
Một nguyên nhân sâu xa của việc thiếu hàng là quy trình kiểm kê kho chưa chặt. Nếu shop không có hệ thống theo dõi số lượng rõ ràng, việc phát hiện thiếu hàng sẽ chậm hơn. Điều này dẫn đến khó khiếu nại đúng hạn với nhà cung cấp. Đầu tư một giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong kinh doanh ngay từ đầu là việc nên làm sớm. Cách này giúp phát hiện bất thường sớm hơn nhiều, kể cả khi shop chỉ mới có vài chục mã sản phẩm.
Ngoài ra, nên chọn nhà cung cấp có lịch sử giao dịch uy tín, thay vì chỉ nhìn vào giá rẻ nhất. Giá thấp đôi khi đi kèm rủi ro đóng gói ẩu. Nhiều nơi kiểm hàng qua loa trước khi xuất kho cũng vì lý do tương tự. Về lâu dài, hợp tác với nhà cung cấp ổn định giúp giảm hẳn tần suất gặp tình huống thiếu hàng như thế này.
Kinh nghiệm kinh doanh và nhập hàng rút ra từ tình huống này
Xét cho cùng, kinh nghiệm kinh doanh và nhập hàng quý giá nhất thường đến từ chính những lần gặp sự cố như thiếu hàng. Ghi nhớ cách xử lý lần này giúp chủ shop tự tin hơn nếu tình huống tương tự lặp lại. Đây cũng là nền tảng để xây quy trình nhập hàng chuyên nghiệp hơn về sau.
Vài lưu ý khi làm việc với nhà cung cấp về sau
Sau khi vụ việc được giải quyết, đừng vội cắt đứt quan hệ với nhà cung cấp ngay lập tức. Nếu họ xử lý khiếu nại nhanh và thiện chí, đây vẫn có thể là đối tác tốt về lâu dài. Chỉ nên cân nhắc đổi nguồn hàng khi tình trạng thiếu hụt lặp lại nhiều lần. Nếu vẫn không có cải thiện rõ rệt sau vài lần nhắc, lúc đó mới nên tìm nguồn khác.
Cuối cùng, hãy xem mỗi lần gặp sự cố như một dịp để hoàn thiện quy trình nhập hàng của shop. Ghi lại bài học cụ thể, cập nhật vào checklist kiểm hàng cho lần nhập tiếp theo. Việc này giúp shop tránh lặp lại đúng lỗi cũ ở đợt nhập sau. Nếu bạn muốn tham khảo thêm nguồn công nghệ khác hỗ trợ quản lý kinh doanh, có một gợi ý nhỏ. Ghé qua zlshop.net để có thêm góc nhìn thực tế từ nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.
Nhìn chung, thiếu hàng khi nhập về không phải chuyện hiếm gặp trong kinh doanh công nghệ. Điều quyết định kết quả cuối cùng nằm ở cách xử lý có bài bản hay không. Chuẩn bị bằng chứng đầy đủ, liên hệ đúng thời hạn là hai việc nên làm ngay. Luôn đặt quyền lợi khách hàng lên trước sẽ giúp shop giữ được uy tín, dù gặp sự cố ngoài ý muốn.