Khi vừa mở một cửa hàng nhỏ hay thành lập công ty mới, câu hỏi đầu tiên mà nhiều người đặt ra là nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp nào. Chúng tôi đã tư vấn cho không ít chủ cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ ngay ở giai đoạn này, và thường thấy họ bối rối trước hàng chục cái tên khác nhau. Với người mới, lựa chọn hợp lý thường là bản cloud có gói miễn phí hoặc chi phí thấp. Những phần mềm dạng này dễ làm quen và thường đã gồm sẵn bán hàng, kế toán cơ bản và quản lý kho.
Trong bài viết này, bạn sẽ thấy năm nhóm lựa chọn tiêu biểu mà chúng tôi hay nhắc tới khi trao đổi với khách hàng. Đây không phải bảng xếp hạng tuyệt đối. Mỗi doanh nghiệp có một bài toán riêng. Điều quan trọng nhất là tìm công cụ khớp với cách bạn làm việc mỗi ngày, chứ không phải công cụ nhiều tính năng nhất trên trang giới thiệu.
Một lưu ý nhỏ trước khi đọc tiếp: giá và tính năng của phần mềm thay đổi theo thời gian. Trước khi quyết định mua, bạn nên kiểm tra lại trên trang chính thức của nhà cung cấp.
Vì sao người mới nên rời Excel sớm?
Excel quen thuộc và gần như miễn phí, nên nhiều người chọn nó làm bước đầu tiên. Khi đơn hàng chỉ vài chục cái mỗi ngày, cách này vẫn chạy được. Vấn đề là quy mô tăng dần, và bạn thường chỉ nhận ra điều đó khi mọi thứ đã rối tung lên.
Có vài dấu hiệu khá rõ. Đơn hàng bị trùng vì hai người cùng nhập một đơn. Số tồn kho trên file không khớp với hàng thật trên kệ. Công nợ khách hàng nằm rải rác khắp nơi, muốn trả lời một câu hỏi đơn giản cũng phải mở ba file khác nhau. Khi gặp những chuyện này, đã đến lúc bạn nên cân nhắc chuyển đổi.
Chi phí ẩn của bảng tính thường lớn hơn bạn tưởng. Mỗi lần công thức sai là một lần dò lỗi tốn thời gian, và có khi không ai biết lỗi đã nằm đó bao lâu. Excel cũng không có phân quyền thực sự, nên nhân viên nào cũng có thể sửa số liệu của người khác. Một bạn kế toán từng kể với chúng tôi rằng họ mất gần hai tuần mới tìm ra nguyên nhân số liệu doanh thu tháng lệch đi vài triệu, chỉ vì một ô công thức bị kéo sai ở cuối file.
Tiêu chí nào giúp người mới chọn đúng phần mềm?
Điều đầu tiên chúng tôi hay khuyên là đừng chỉ xem video giới thiệu. Hãy tìm gói miễn phí hoặc bản dùng thử đủ dài để thử thật. Nhập vài sản phẩm và vài đơn hàng của chính cửa hàng bạn, rồi xem quy trình có trơn tru không. Chỉ khi làm vậy, bạn mới biết phần mềm có hợp với cách làm việc của mình hay không.
Giao diện tiếng Việt và khả năng xuất hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành là điều kiện cơ bản. Nếu nhân viên đọc không hiểu giao diện, họ sẽ quay lại Excel rất nhanh. Đây cũng là lý do nhiều dự án chuyển đổi thất bại ngay trong tuần đầu tiên.
Khả năng mở rộng quan trọng không kém. Một phần mềm rẻ hôm nay có thể trở nên đắt khi bạn thêm nhân viên hoặc mở chi nhánh. Hãy hỏi rõ cách tính giá khi tăng số người dùng trước khi ký hợp đồng, vì nhiều nơi tính theo đầu người và con số cộng dồn lên khá nhanh.
- Hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt
- Dữ liệu có thể xuất ra Excel hoặc CSV, để tránh bị khóa vào một nhà cung cấp
Năm lựa chọn tiêu biểu cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là năm nhóm phần mềm tiêu biểu. Chúng tôi mô tả theo đối tượng phù hợp, điểm mạnh, hạn chế thực tế và những điều bạn cần tự kiểm chứng. Tên cụ thể từng sản phẩm, bạn nên xác minh trực tiếp trên website của nhà cung cấp.
Nhóm A phù hợp với hộ kinh doanh và cửa hàng bán lẻ nhỏ. Điểm mạnh là bán hàng nhanh và quản lý tồn kho đơn giản. Nhân viên mới thường học được trong buổi làm việc đầu tiên. Hạn chế là báo cáo nâng cao còn yếu, nên bạn khó xem lợi nhuận theo từng mặt hàng một cách chi tiết. Điều cần kiểm chứng là gói miễn phí có giới hạn số đơn mỗi tháng hay không.
Nhóm B hợp với công ty dịch vụ có nhiều đầu việc chạy song song, chẳng hạn đội thiết kế hay đội sửa chữa. Nó quản lý công việc và báo giá khá tốt, giúp bạn biết ai đang làm gì vào lúc nào. Chi phí có xu hướng tăng nhanh khi thêm người dùng. Bạn nên hỏi rõ giá tính theo người dùng ra sao, và xem module kế toán có tính phí riêng hay không.
Nhóm C phù hợp với cửa hàng có kho hàng riêng. Chức năng nhập xuất theo lô và kiểm kê khá chặt chẽ, đủ để theo sát hàng hóa thực tế. Tuy vậy, khả năng kết nối với các sàn thương mại điện tử còn hạn chế, nên có thể bạn vẫn phải nhập tay một phần đơn hàng. Hãy kiểm tra danh sách sàn được kết nối sẵn trước khi chọn.
Nhóm D dành cho doanh nghiệp làm online, bán qua website và mạng xã hội. Quản lý đơn hàng và khách hàng ở đây khá liền mạch, từ lúc nhận đơn cho đến khi chăm sóc lại khách. Hạn chế là giao diện đôi khi hơi khó với người không quen công nghệ, nên cần một khoảng thời gian làm quen. Bạn cũng nên xác nhận có bản di động đầy đủ tính năng hay không.
Nhóm E phù hợp với đội nhỏ cần quản lý dự án và công việc nội bộ. Nó theo dõi tiến độ và giao việc khá tốt, giúp các cuộc họp bớt phải hỏi “việc này tới đâu rồi”. Đổi lại, phần kế toán gần như không có, nên bạn vẫn cần một phần mềm kế toán riêng đi kèm. Hãy kiểm tra xem nó có liên kết với các phần mềm kế toán phổ biến hay không.
So sánh nhanh theo nhu cầu
Bảng dưới đây giúp bạn nhìn nhanh sự khác biệt giữa năm nhóm. Đây là đánh giá tham khảo tại thời điểm viết, bạn nên xác nhận lại với nhà cung cấp trước khi quyết định.
| Nhóm | Đối tượng | Gói miễn phí | Hóa đơn điện tử | Quản lý kho | Mức học dùng |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Hộ kinh doanh, bán lẻ | Có, giới hạn số đơn | Có | Cơ bản | Dễ |
| B | Dịch vụ, nhiều đầu việc | Có, thời gian ngắn | Có | Không | Trung bình |
| C | Cửa hàng có kho riêng | Không rõ, cần hỏi | Có | Mạnh | Trung bình |
| D | Kinh doanh online | Có | Cần xác nhận | Cơ bản | Khá khó |
| E | Đội nhỏ, quản lý dự án | Có | Không | Không | Dễ |
Nhìn bảng trên, bạn có thể thấy không có lựa chọn nào hoàn hảo cho mọi trường hợp. Một cửa hàng bán lẻ đơn giản có thể rất hài lòng với nhóm A, nhưng nếu bạn đang chạy kinh doanh online với đội ngũ đông, nhóm D mới đáng để thử nghiệm kỹ hơn.
Chi phí thực tế khi triển khai là bao nhiêu?
Giá niêm yết chỉ là một phần của câu chuyện. Bạn cần tính cả phí đăng ký theo tháng hoặc năm, phí thêm người dùng và phí các module phát sinh. Có những phần mềm giá khởi điểm rất thấp nhưng phải trả thêm cho từng tính năng nhỏ, cuối cùng lại tốn kém hơn một gói đầy đủ ngay từ đầu.
Đừng quên chi phí chuyển dữ liệu cũ. Nếu bạn đang có vài nghìn sản phẩm trên Excel, có thể phải thuê người nhập lại hoặc tự làm mất vài ngày liên tục. Thời gian đào tạo nhân viên cũng là một khoản chi, dù nó không xuất hiện trên hóa đơn nào.
Chúng tôi thường gợi ý một cách ước tính đơn giản: lấy tổng phí đăng ký 12 tháng, cộng phí thêm người dùng, cộng chi phí chuyển dữ liệu, rồi thêm một khoản dự phòng cho thời gian đào tạo. Con số này phản ánh chi phí thật và giúp bạn so sánh các lựa chọn công bằng hơn.
Những sai lầm người mới hay mắc phải
Sai lầm đầu tiên là chọn phần mềm nhiều tính năng nhất. Nhiều tính năng nghĩa là nhiều thứ phải học và nhiều thứ phải trả tiền, trong khi bạn có thể chỉ cần vài chức năng cốt lõi. Hãy bắt đầu từ những việc bạn làm mỗi ngày, rồi mới nghĩ đến chuyện mở rộng.
Sai lầm thứ hai là trả phí ngay mà chưa thử với dữ liệu thật. Một buổi dùng thử với đơn hàng mẫu thường cho thấy điểm yếu nhanh hơn bất kỳ bài đánh giá nào, kể cả bài này.
Sai lầm thứ ba là bỏ qua việc kiểm tra khả năng xuất dữ liệu. Nếu một ngày bạn muốn đổi phần mềm, dữ liệu phải đi theo bạn được. Hãy thử xuất một file mẫu trước khi nhập khối lượng lớn vào hệ thống.
Lộ trình triển khai từng bước cho người mới
Bước đầu tiên là liệt kê những quy trình cốt lõi cần số hóa, thường là bán hàng, kho và công nợ. Đừng cố đưa mọi thứ lên hệ thống cùng lúc, vì như vậy rất dễ làm cả đội quá tải.
Bước thứ hai là dùng thử hai phần mềm song song trong hai đến bốn tuần. Nhập cùng một bộ dữ liệu vào cả hai để so sánh trên thực tế, không chỉ nhìn bảng giá hay danh sách tính năng trên giấy tờ.
Bước thứ ba là đào tạo một nhóm nhỏ trước, khoảng hai đến ba người. Khi họ đã quen tay, mới mở rộng cho cả đội. Cách này tránh được tình trạng cả đội bỏ dở giữa chừng vì ai cũng lúng túng.
Bước cuối cùng là rà soát sau ba tháng: xem lại chi phí thực tế, tốc độ làm việc và mức độ hài lòng của nhân viên, rồi điều chỉnh cho hợp lý. Nếu muốn thêm lựa chọn để so sánh, bạn có thể tham khảo danh sách phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí đáng dùng khi mới khởi nghiệp để có thêm góc nhìn.
Khi nào cần tích hợp với hệ thống khác?
Khi doanh nghiệp đã ổn định, bạn sẽ muốn kết nối phần mềm quản lý với hệ thống bán hàng, camera hay thiết bị ra vào để có dữ liệu tập trung ở một nơi. Lúc này, một nền tảng có API mở sẽ tiện hơn nhiều so với hệ thống khép kín.
Khi tích hợp với thiết bị và phần mềm của bên thứ ba, hãy đọc kỹ tài liệu API và hỏi rõ chi phí phát sinh. Có nơi thu phí riêng cho từng lượt gọi dữ liệu, và con số này có thể tăng nhanh khi quy mô lớn. Chúng tôi từng gặp trường hợp chi phí tích hợp vượt cả tiền phần mềm, chỉ vì không được tính trước từ đầu.
Nếu bạn đang cân nhắc việc gom các công cụ quản lý về một mối, một tham khảo khác là Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất, nơi chúng tôi phân tích thêm các tiêu chí kỹ thuật và vận hành. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về checklist kỹ thuật giúp doanh nghiệp tránh triển khai sai hướng trước khi kết nối các hệ thống với nhau.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới có nên trả phí ngay từ đầu không?
Nếu bạn chưa chắc về quy trình của mình, hãy bắt đầu bằng gói miễn phí để thử. Khi đã hiểu rõ nhu cầu và doanh thu tương đối ổn định, trả phí sẽ hợp lý hơn. Trả sớm dễ khiến bạn mua những tính năng mà vài tháng sau vẫn chưa dùng tới.
Phần mềm miễn phí có an toàn dữ liệu không?
Điều này phụ thuộc vào nhà cung cấp, không phụ thuộc vào việc có trả phí hay không. Hãy xem chính sách bảo mật, nơi lưu trữ dữ liệu và cách sao lưu. Nếu không tìm thấy thông tin rõ ràng, bạn nên cân nhắc lại trước khi giao dữ liệu kinh doanh cho họ.
Có thể đổi phần mềm sau khi đã nhập dữ liệu không?
Có, nhưng chỉ khi phần mềm cho phép xuất dữ liệu ra file. Đây là lý do chúng tôi luôn khuyên kiểm tra tính năng xuất trước khi bắt đầu nhập liệu với khối lượng lớn.
Nhân viên cần bao lâu để làm quen?
Với phần mềm dễ dùng, nhân viên thường quen trong một đến hai tuần. Với phần mềm nhiều tính năng, có thể mất đến một tháng. Hãy tính khoảng thời gian này vào kế hoạch triển khai để không bị động.
Phần mềm nào hỗ trợ tiếng Việt tốt nhất?
Bạn nên tự kiểm tra trực tiếp trên bản dùng thử, vì mức độ Việt hóa và hỗ trợ thay đổi theo từng phiên bản. Đừng chỉ tin vào lời quảng cáo. Hãy thử một tình huống thật và xem tài liệu hướng dẫn có đủ rõ ràng hay không.