Hiện nay, hầu hết những quán cà phê đều triển khai phần mềm cho quản lý cho cửa hàng của mình, từ những thương hiệu lớn với hàng trăm cửa hàng trên cả nước như The Coffee House hay Highlands Coffee cho đến những quán cà phê nhỏ bình dân cũng đều sử dụng cho mình những hệ thống quản lý riêng. Những phần mềm quản lý này đã phần nào giúp các quán cà phê tăng hiệu suất làm việc của các nhân viên lên nhiều lần. Để giúp bạn hiểu hơn về những hữu ích của phần mềm này, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm quản lý miễn phí – có nên sử dụng hay không?

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí hoặc những phần mềm lậu, theo nhiều người thì đây là một điều tốt vì nó giúp những cửa hàng kinh doanh cà phê có thể tiết kiệm được một khoản tiền đầu tư ban đầu cho phần mềm quản lý.

Tuy nhiên, những phần mềm quản lý quán cá phê miễn phí thường không đảm bảo, dễ xảy ra sai sót trong quá trình vận hành và quản lý, đây là những nhược điểm rất hay gặp phải khi sử dụng những phần mềm miễn phí do chúng không có nhà cung cấp đảm bảo cũng như hỗ trợ kỹ thuật. Ngược lại, những phần mềm trả phí lại hoàn toàn đảm bảo được hiệu quả trong suốt quá trình sử dụng, mang đến sự an tâm cho khách hàng và chủ quán cà phê.

Phần mềm quản lý miễn phí
Phần mềm quản lý miễn phí – Có thật sự tốt và đáng để sử dụng?

Sử dụng phần mềm có trả phí đồng nghĩa với việc bạn sẽ được sử dụng những phần mềm chất lượng nhất, hầu hết những phần mềm này đều được triển khai trên môi trường điện toán đám mây, giúp người dùng phần mềm có thể truy cập vào bằng bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet như máy vi tính, smartphone hay tablet. Điều đó giúp các quán cà phê có quy trình hoạt động rõ ràng và chuyên nghiệp hơn, quản lý dễ dàng những hoạt động kinh doanh của mình một cách đơn giản chỉ cần thông qua smartphone.

2. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê giúp quản lý và kinh doanh hiệu quả

Dưới đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng của phần mềm quản lý tiệm cà phê để hiểu rõ hơn những lợi ích khi sử dụng phần mềm này trong quản lý và kinh doanh.

2.1 Quy trình order, gọi món bằng công nghệ real – time hiện đại

Order từ xa cho nhân viên phục vụ

Phần mềm quản lý quán cà phê thường được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng phù hợp với nhu cầu của những quán cà phê hiện nay vốn thường xuyên thay đổi nhân viên, chính điều đó giúp cho nhân viên mới nhanh chóng làm quen và có thể sử dụng thành thạo phần mềm khi gọi món theo yêu cầu của khách hàng hoặc thanh toán.

Hệ thống order từ xa cho nhân viên phục vụ.
Hệ thống order từ xa cho nhân viên phục vụ.

Đặc biệt, để theo kịp sự phát triển của công nghệ, tăng tối đa hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên, những phần mềm này thường được hỗ trợ trên các thiết bị di động như smartphone hay tablet để nhân viên phục vụ có thể nhanh chóng gửi yêu cầu thanh toán đến quầy thu ngân hay gửi phiếu order đến cho bộ phận bếp.

In phiếu đến quầy pha chế nhanh chóng

Với tính năng in phiếu order của nhân viên phục vụ, sau khi phiếu được gửi, bạn có thể cài đặt cho in phiếu ngay tại quầy pha chế chỉ với một chiếc máy in bình thường, bằng cách này, nhân viên phục vụ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi không còn cần phải di chuyển đến quầy pha chế để gửi phiếu order thử công như trước đây nữa.

Không chỉ in phiếu order, tính năng này còn cho phép bạn thiết lập in các mẫu hóa đơn khẩu lớn hơn qua mạng internet, hỗ trợ tối đa cho việc quản lý chi tiêu, thanh toán nhanh chóng, chính xác và rõ ràng, hạn chế những thất thoát không đáng có cho chủ quán cà phê.

Công nghệ realtime cho phép đồng bộ nhanh chóng

Với hệ thống realtime, toàn bộ những hoạt động đều được cập nhật gần như tức thời trên mọi thiết bị kết nối vào hệ thống, màn hình realtime sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý dễ dàng và chi tiết hơn, đưa ra danh sách những món chưa làm và những món đã xong cụ thể theo từng bàn. Việc cập nhật gần như đồng bộ tức thì giữa các máy kết nối cũng giúp cho nhân viên phục vụ có thể dễ dàng theo dõi những bàn trống để hướng dẫn khách vào nếu như không gian quán của bạn quá rộng và nhân viên phục vụ không thể bao quát hết được quán.

Công nghệ Real Time
Công nghệ Real Time cho phép đồng bộ các thiết bị nhanh chóng.

Với tính năng này, quầy pha chế có thể sắp xếp thứ tự chế biến món ăn hay pha chế đồ uống một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian nhất, đồng thời giúp chủ quán có thể dễ dàng điều phiếu toàn bộ hoạt động của quán hiệu quả.

2.2 Màn hình thu ngân, tính tiền trực quan, dễ thao tác và sử dụng cho mọi người

Giao diện trực quan, dễ nhìn

Được đội ngũ thiết kế nghiên cứu kỹ lưỡng và đã trải qua nhiều sản phầm phần mềm khác nhau ở nhiều lĩnh vực, chúng tôi tự tin sẽ tạo ra một giao diện dễ dàng sử dụng, trực quan nhất cho khách hàng của mình. Một số tính năng cơ bản như ghi nhận order; chuyển order xuống bếp và cập nhật ở quầy thu ngân; theo dõi quá trình chế biến/ pha chế, thay đổi hoặc hủy món ở từng bàn; chuyển bàn; kiểm đồ trong kho để kịp thời bổ sung; in phiếu tạm tính hoặc hóa đơn cho khách hàng; tất cả đều được bố trí cực kỳ hợp lý để giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác nhất, không gặp trở ngại hoặc khó khăn khi quán đông khách.

Điều chỉnh hoá đơn thanh toán phù hợp theo từng đối tượng, chương trình khuyến mãi

Các phần mềm quản lý quán cà phê hiện nay đa phần đều hỗ trợ tính tùy biến cao cho hóa đơn, bởi điều này giúp cho phần mềm của họ phù hợp với nhiều quy mô khác nhau của các quán cà phê, với những chuỗi cửa hàng lớn thì việc thêm giá ưu đãi, giá đặc biệt cho những khách hàng VIP hay thêm VAT là đều bình thường, còn đối với những quán nhỏ thì sẽ giảm giá trực tiếp trên hóa đơn cho khách hàng, chính vì vậy điều chỉnh hóa đơn là một tính năng quan trọng cần cho phép tùy biến nhiều nhưng vẫn phải đảm bảo tính chính xác trong từng hóa đơn.

Tùy chỉnh hóa đơn
Cho phép bạn tùy chỉnh hóa đơn linh động theo từng trường hợp khác nhau.

2.3 Hỗ trợ liên kết phần cứng bán hàng: máy in hóa đơn, két tiền,…

Mở két tiền khi thanh toán

Khi có yêu cầu thanh toán, két tiền được liên kết với phần mềm sẽ tự động mở ra để thu ngân có thể lấy tiền, từ đó mỗi giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động đều được chủ quán kiểm soát, đặc biệt là số tiền vào/ra trong két tiền của quán, giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát tiền bạc trong quá trình kinh doanh.

In hoá đơn thanh toán lập tức

Với bất kỳ phần mềm quản lý bán hàng nào thì cũng đều cần được kết nối với máy in hóa đơn để xuất hóa đơn cho khách hàng khi có nhu cầu, chính vì thế những phần mềm hiện nay đều kết nối rất tốt với các thiết bị này, cho phép xuất hóa đơn ngay lập tức sau khi khách hàng thanh toán, giúp việc thanh toán đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều. Ngoài ra, như đã nói ở trên, bạn hoàn toàn có thể trang bị máy in hóa đơn trong quầy bếp để xuất những hóa đơn ngay trong quầy.

Nhờ tính năng này mà bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian khi tính tiền, đồng thời đảm bảo sự chính xác, rõ ràng và minh bạch với khách hàng, thể hiện được sự chuyên nghiệp của quán.

3. Tính năng quản lý cao cấp giúp quản lý quán cafe mọi lúc mọi nơi

3.1 Quản lý hàng hóa, định lượng nguyên liệu trong kho

Với tính năng quản lý hàng hóa, bộ phận bếp có thể tiến hành kiểm tra nguyên liệu thường xuyên và báo nhanh chóng lên cho quản lý thông qua phần mềm để kịp thời bổ sung lượng hàng gần hết, hạn chế tình trạng hết nguyên liệu để bán. Chủ quản cũng thông qua đó mà có thể kiểm soát được lượng hàng hóa thực tế của quán và đưa ra quyết định nhập hàng, trữ hàng cần thiết khi vào các dịp lể Tết kéo dài, đảm bảo đủ lượng hàng bán trong Tết. Hàng hóa được báo cáo theo mã sản phẩm, kèm theo giá bán và giá vốn để chủ quán có thể dễ dàng quản lý được nguồn hàng của mình.

Quản lý kho nhanh chóng và tiện lợi với phần mềm.
Quản lý kho nhanh chóng và tiện lợi với phần mềm.

Ngoài ra, hàng hóa được sếp xếp theo danh mục và tính năng của chúng, giúp việc theo dõi và quản lý hàng hóa được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống.

3.2 Quản lý nhân viên – đánh giá hiệu quả làm việc của họ

Các phần mềm quản lý quán cà phê hiện nay đều giúp chủ quán có theo dõi quá trình làm việc nhân viên của mình thông qua lịch sử giao dịch, thao tác của từng nhân viên trên phần mềm, tất cả đều được lưu lại trên hệ thống và có thể truy cập bất cứ lúc nào. Từ đó, chủ quán có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên và nâng cao hiệu quả làm việc nhân viên của mình hơn.

3.3 Hệ thống báo cáo đầy đủ, dễ nhìn, dễ hiểu giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh

Tính năng lập báo cáo chi tiết và đầy đủ theo từng ngày hoặc từng tuần, hoặc theo tháng, giúp chủ quán có thể truy cập vào và theo dõi doanh thu, hiệu quả bán hàng, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp hơn cho quán, giúp nâng cao doanh thu, theo dõi doanh thu bất cứ lúc nào.

Bên cạnh đó, mẫu báo cáo được hiển thị theo niều hình thức khác nhau, bao gồm cả biểu đồ chi tiết, giúp người dùng dễ dàng theo dõi được tình hình kinh doanh.

3.4 Quản lý từ xa cho quản lý khi phải quản lý nhiều cửa hàng khác nhau

Với tính năng quản lý từ xa, các phần mềm quản lý quá cafe hiện nay cho phép chủ quán có thể theo dõi tình hình buôn bán, kinh doanh của mình từ xa chỉ cần thông qua một màn hình có kết nối internet hoặc qua smartphone, với khả năng liên kết với các thiết bị ngoại vị như camera, bạn có thể theo dõi hình ảnh trực tiếp tại quán của mình bất cứ lúc nào, ở đâu.

Hệ thống quản lý từ xa
Hệ thống quản lý từ xa giúp chủ quán có thể kiểm soát tình hình hoạt động mọi lục mọi nơi.

Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi về phần mềm quản lý quán cafe, bạn có thể hiểu hơn về phần mềm này và khai thác nó đúng cách để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho quán cà phê của mình. Có thể thấy, phần mềm quản lý quán cá phề là một công cụ không thể thiếu cho bất kỳ quán cà phê nào hiện nay, giúp quản lý nhanh chóng và tránh thất thoát.

Hãy lựa chọn một phần mềm phù hợp với quán cafe của bạn, nếu bạn không thể lựa chọn được phần mềm ưng ý hoặc bạn có ý tưởng phát triển lâu dài và tiến xa hơn, bạn có thể tìm đến những công ty có dịch vụ thiết kế phần mềm theo yêu cầu để tạo ra phần mềm quản lý cho riêng mình, đảm bảo khả năng phát triển lâu dài trong tương lai.