Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng những phần mềm quản lý khách hàng vào hoạt động kinh doanh của công ty, vậy bạn có thật sự hiểu về CRM và những lợi ích khi bạn xây dựng phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình? Pumacode – công ty chuyên lập trình phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp sẽ chia sẻ cho bạn một số kiến thức về CRM – phần mềm được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong kinh doanh hiện nay để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Khái niệm về phần mềm quản lý khách hàng – CRM

Phần mềm CRM là một ứng dụng trên máy tính, nó là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng của doanh nghiệp, qua thời gian dài cải tiến, hiện nay các CRM với tính tùy biến cao và dễ dàng áp dụng vào thực tiễn kinh doanh của từng doanh nghiệp khác nhau.

Phần mềm CRM
Phần mềm CRM – Trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp.

Một số kiến thức về phần mềm CRM

Phần mềm CRM là một tập hợp các chức năng kinh doanh quan trọng, được thiết kế và xây dựng mô hình hoạt động của doanh nghiệp, những chức năng này sẽ hỗ trợ giúp cho doanh nghiệp có thể tự động hóa một phần những nghiệp vụ của mình, đồng thời cho phép bạn quản lý và theo dõi hầu hết những hoạt động kinh doanh đang diễn ra của công ty một cách dễ dàng. Một số chức năng quan trọng mà bất kỳ phần mềm quản lý khách hàng nào cũng cần có như Quản lý bán hàng (tự động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ), Quản lý chiến lược Marketing (tự động tiếp thị và quản lý hiệu quả, tiến độ của chiến dịch), và Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của mình.

Các phần mềm CRM thường sẽ cung cấp những công cụ, chức năng liên quan đến nghiệp vụ – hoạt động của công ty như: Quản lý kho (doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý những nhà cung cấp hàng hóa cho mình, kiểm soát lượng hàng tồn kho, đảm bảo mua hàng tin cậy từ nhà cung cấp, hỗ trợ giao dịch cho khách hàng), Quản lý thời gian làm việc, thông tin liên hệ như email, điện thoại, tiến hành báo giá cho khách hàng và cung cấp hóa đơn nếu cần,… hỗ trợ bảo mật hơn và nhiều tiện ích khác.

Các chức năng chính của phần mềm CRM

Phần mềm CRM được tạo ra nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa những hoạt động kinh doanh, quản lý các chuỗi hoạt động của công ty dễ dàng hơn, đặc biệt là quản lý những khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết để tăng cơ hội bán hàng. Khi ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng trong kinh doanh, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập một hệ thống giao dịch nhanh chóng đến khách hàng của mình, đồng thời hệ thống cũng sẽ hỗ trợ quản lý hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp điều hướng những hoạt động marketing cho phù hợp với khách hàng, cung cấp những mặt hàng, dịch vụ đến đúng những khách hàng tiềm năng hơn.

Quản trị chiến lược Marketing

Một phần mềm CRM chuyên nghiệp sẽ cung cấp những công cụ hữu dụng giúp bạn có thể quản lý những chiến dịch marketing dễ dàng, bao gồm cả những chiến dịch marketing truyền thống và những chiến dịch digital marketing như E-mail Marketing, hệ thống CRM sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu từ người dùng, từ đó xây dựng một cơ sở dữ liệu và phân tích những dữ liệu này, giúp định hướng các chiến dịch marketing đến đúng khách hàng của doanh nghiệp.

Quản lý chiến lược Marketing
Quản lý chiến lược Marketing hiệu quả với CRM.

Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng với những chức năng hỗ trợ cho đội ngũ bán hàng, giúp họ thu thập thông tin và tiến hàng sàng lọc những khách hàng tiềm năng cho công ty. CRM còn hỗ trợ những nhà quản trị có thể theo dõi chiến lược marketing của mình, đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị sản phẩm,… xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng cho công ty và đưa ra những gợi ý về nguồn nhân hiện tại của doanh nghiệp.

Tự động hóa bán hàng cho doanh nghiệp

Chức năng tự động bán hàng được xem là chức năng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bởi thông qua chức năng này, ban quản trị có thể theo dõi những diễn biến trong quá trình bán hàng cho mỗi khách hàng tìm năng thông qua lịch sử giao dịch được lưu trữ lại trong hệ thống, bao gồm những hành vi của khách hàng từ khi tiếp xúc với sản phẩm cho đến khi hoàn thành giao dịch, giúp doanh nghiệp có thể dựa vào đó để cải thiện hiệu quả của hoạt động bán hàng hay cải thiện dịch vụ của mình.

Tự động hóa quy trình bán hàng
CRM – Giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình bán hàng của mình.

Việc tự động hóa bán hàng đã mang lại hiệu quả kinh doanh cho nhiều đơn vị khách hàng của Puma như: Công ty Hưng Phúc Khang, công ty CMA,… sẽ bao gồm một số hoạt động như: quản lý những đầu mối (bao gồm khách hàng và những nhà cung cấp), quản lý cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp, xuất hóa đơn khi cần thiết, quản lý kho (lượng hàng hiện tại trong kho, số hàng tồn, số hàng mới nhập về,…), quản lý hoạt động bán hàng (bao gồm những mặt hàng, giá cả, cách thức bán hàng,…), đưa ra những dự báo bán hàng (phân tích những sản phẩm được ưa chuộng và những sản phẩm ít được chú ý đến, thay đổi chiến lược để tiếp thị tốt hơn), hỗ trợ quản lý những khách hàng thân thiết và giữ liên hệ với những nhà cung cấp, xây dựng nguồn hàng chất lượng để đảm bảo luôn có đủ hàng hóa cung cấp cho thị trường…

Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Chăm sóc khách hàng là một trong những dịch vụ được ưu tiên hàng đầu hiện nay khi mà những sản phẩm thường có chất lượng tương đương nhau, chính vì vậy các doanh nghiệp thường tập trung vào khâu chăm sóc khách hàng của mình để lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng của mình. Với phần mềm CRM, bạn có thể ghi nhận lại và theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng của khách hàng và cách thức bán hàng của nhân viên, hỗ trợ khách hàng kịp thời trong những vấn đề phát sinh, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.

Chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng tốt hơn với phần mềm CRM của Pumacode.

Chúng tôi xây dựng cổng thông tin cho khách hàng, những khách hàng của bạn có thể gửi những yêu cầu của họ đến hệ thống, những câu hỏi này sẽ được chuyển cho các nhân viên chăm sóc khách hàng để giải đáp cho khách hàng của bạn. Ngoài ra, hệ thống CRM của Pumacode còn hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp những công hỏi thường gặp nhất, tạo một cớ sở dữ liệu những câu hỏi này để người dùng có thể tự mình tra cứu trực tiếp trên website, giúp tiết kiệm thời gian cũng như giảm tải áp lực cho những cán bộ chăm sóc khách hàng, đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng hiệu quả và dễ dàng

Hỗ trợ quản lý hàng hóa trong kho, cho phép tạo những danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, kèm theo đó là những thuộc tính liên quan đến sản phẩm như mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá tiền và đơn vị tính,… giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý lượng hàng trong kho của mình hơn, xác định thời gian là lượng hàng cần nhập vào hay xuất ra thị trường,…

Quản lý kho hàng.
Quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn với phần mềm CRM.

Khi doanh nghiệp thiết kế và xây dựng thành công phần mềm quản lý khách hàng, nhân viên bán hàng có thể dễ dàng tạo bảng giá cho từng sản phẩm của mình, các bảng giá có thể khác nhau và phù hợp theo từng thời điểm hoặc nhu cầu của công ty. Với bảng giá có sẵn trong hệ thống CRM, nhân viên có thể dễ dàng tạo bảng báo giá phù hợp với từng loại khách hàng khác nhau và gửi chúng thông qua email, bảng giá được tạo đơn giản chỉ bằng vài cái click chuột, hỗ trợ lập hóa đơn bán hàng hay mua hàng cho nhân viên sau khi giao dịch được hoàn thành.

Quản lý tài nguyên và dự án hiệu quả

Hiện nay, cho dù bạn đang quản lý một dự án nhỏ hay quản lý nhiều dự án cùng một lúc thì đều cần đến sự hỗ trợ của công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý của mình. Với chức năng quản lý dự của phần mềm CRM, bạn có thể quản lý dự án của mình dễ dàng và hiệu quả hơn so với các phương pháp quản lý thủ công trước đây:

– Hỗ trợ quản lý dự án tập trung thông qua phân hệ của các dự án.

– Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện dự án, những hạng đã hoàn thành và chưa hoàn thành của dự án, ước lượng thời gian hoàn thành dự án thông qua sơ đồ Gantt.

Quản lý dự án.
Quản lý dự án hiệu quả hơn với sơ đồ thanh ngang – Gantt được tích hợp trong CRM.

– Phân công và thông báo những nhiệm vụ đến các thành viên tham gia dự án.

– Tổng hợp những ý kiến của các thành viên nội bộ đối với tiến độ và hiệu quả của dự án.

– Tổng hợp thông tin phản hồi (feedback) của khách hàng về sản phẩm, đồng thời chia sẻ về tiến độ, hiệu quả dự án cho khách hàng qua cổng thông tin dịch vụ.

Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp

Đối với những hệ thống điện thoại cố định, bạn không thể nhận ra khách hàng nào đang gọi cho mình, tuy nhiên khi áp dụng phần mềm CRM của Pumacode, bằng những công nghệ hiện đại, chúng tôi hiển thị thông tin của khách hàng khi họ gọi đến, sẽ rất ấn tượng khi bạn chào đúng tên của họ, điều đó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty bạn.

Với hệ thống cơ sở dữ liệu của khách hàng được thu thập và lưu trữ, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở bạn khi đến sinh nhật của họ, bạn không cần phải cố gắng nhớ hết tất cả những thông tin đó làm gì. Thậm chí với những tính năng mà chúng tôi lập trình cho phần mềm CRM, bạn có thể cài đặt gửi email kèm những voucher khuyến mãi cho họ vào đúng ngày, đây là một lời thế giúp khách hàng luôn nhớ và sử dụng dịch vụ của bạn, một hình thức tiếp thị thông minh cho doanh nghiệp.

Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp cùng CRM.
Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp cùng CRM.

Tất nhiên là không có doanh nghiệp nào đầu tư một nguồn lực nhân lực lớn để tiếp xúc với toàn bộ những khách hàng tiềm năng của họ, với phần mềm CRM, bạn có thể sử dụng Email Marketing để gửi những lời chào mời sản phẩm – dịch vụ của mình đến họ, từ đó sàng lọc ra nhũng khách hàng tiềm năng thật sự có khả năng trở thành khách hàng – đổi tác của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp.

Làm việc và giám sát hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là công nghệ lưu trữ, hầu hết những doanh nghiệp khi triển khai hệ thống CRM đều lựa chọn hình thức xây dựng hệ thống trên nền tảng website hoặc tốt nhất là trên nền tảng điện toán đám mây. Ưu điểm của việc làm này là giúp doanh nghiệp có thể sử dụng toàn những tính năng mà một CRM có thể mang lại như dịch vụ chăm sóc khách hàng online, Mobile CRM hay SMS Marketing,…

Giám sát hoạt động kinh doanh.
Giám sát hoạt động kinh doanh – bán hàng của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi với CRM.

Sự phát triển của các thiết bị di động đã giúp mở ra một kỷ nguyên mới cho hệ thống CRM, với ứng dụng Mobile CRM, bạn có thể theo truy cập vào hệ thống và theo dõi tình hình hoạt động của công, giám sát hiệu quả kinh doanh, tra cứu lịch hẹn hay gọi điện cho khách hàng của mình, cập nhật những thay đổi nhanh chóng thông qua smartphone,…

Nên sử dụng phần mềm CRM nào cho doanh nghiệp?

Tuy chi phí để triển khai một hệ thống CRM lớn không phải nhỏ, tuy nhiên ở Việt Nam cũng đã có không ít doanh nghiệp mạnh dạn đầu tư về hệ thống này bởi những lợi ích mà nó mang lại cho việc kinh doanh của họ. Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra 2 dạng CRM để bạn có thể lựa chọn phàn mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

– Nhóm mã nguồn mở: SuiteCRM, CapsuleCRM, CRM Insightly,…

– Mã nguồn thương mại: Microsoft Dynamics , SAP CRM, Oracle CRM,…

Sử dụng CRM nào tốt nhất?
Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng phần mềm CRM nào là tốt nhất?

Tùy thuộc vào ngân sách cũng như định hướng của công ty mà bạn chọn cách thiết kế phần mềm quản lý khách hàng phù hợp nhất, cần phải đảm bảo đủ chi phí trong suốt quá trình triển khai để tránh cạn ngân sách trong quá trình triển khai, dẫn đến dự án không thể hoàn thành. Tóm lại bạn có thể tham khảo nhiều thiết kế phần mềm CRM để có sự lựa chọn tốt nhất cho công ty của mình.

Nên lựa chọn công ty triển khai phần mềm quản lý khách hàng nào?

Để việc triển khai phần mềm CRM đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần phải kiên quyết trong suốt quá trình cho dù có thể nó sẽ thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hoặc hệ thống nhân sự của công ty. Đó chính là lý do vì sao bạn nên chọn Pumacode làm đơn vị hỗ trợ bạn triển khai hệ thống CRM, bởi chúng tôi có một quy trình chuyên nghiệp giúp bạn có thể triển khai được hệ thống với một chi phí vô cùng hợp lý.

– Tư vấn CRM: Chúng tôi luôn tư vấn cho khách hàng của mình những phần mềm CRM phù hợp nhất với doanh nghiệp của họ, mang đến lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp. Chúng tôi không tư vấn những phần mềm giá cao cho khách hàng, chúng tôi chỉ tư vấn những phần mềm phù hợp cho họ.

– Hạ tầng CRM: Với hệ thống hạ tầng kỹ thuật được đầu tư theo chuẩn công nghệ, hỗ trợ doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hệ thống CRM trên nền tảng website hay điện toán đám mây.

– Triển khai CRM: Hỗ trợ triển khai hệ thống CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng localhost hay đám mây.

– Hỗ trợ CRM: Chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng của mình thông qua cổng dịch vụ, cung cấp những kiến thức cơ bản giúp doanh nghiệp vận hành tốt nhất.

Dịch vụ thiết kế CRM
Dịch vụ thiết kế CRM chuyên nghiệp của Pumacode.

– Đào tạo CRM: Đào tạo nhân viên, hướng dẫn họ sử dụng và vận hành hệ thống CRM trong công việc.

– Tùy biến CRM: Chúng tôi có đội ngũ lập trình viên phần mềm quản lý khách hàng giỏi, chuyên nghiệp và được đào tạo bài bản, hỗ trợ tùy biến phần mềm CRM chuẩn để phù hợp với ngành nghề về và lĩnh vực kinh doanh của công ty.

– Dữ liệu CRM: Xây dựng cơ sở dữ liệu và lưu trữ, nâng cấp khi cần thiết. Đồng thời đảm bảo dữ liệu được bảo mật khỏi những hacker.

– Tích hợp CRM: Hỗ trợ mở rộng, cho phép doanh nghiệp tích hợp thêm những ứng dụng bên thứ 3 để có thai khai thác tối đa hiệu quả mà phần mềm quản lý khách hàng mang lại.

Nếu bạn đang cần một đơn vị lập trình phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi – Pumacode là sự lựa chọn đơn giản nhất để mang đến giải pháp CRM hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.